Доступ к договорам:

• Кто может создавать договорные документы?

Пользователи, включенные в группу «Создание договоров и дополнений в системе».

• Кто может видеть мои договорные документы?

Пользователи – участники групп «Ответственные за настройку раздела «Управление договорами», «Ответственные за регистрацию договоров и дополнений», «Просмотр всех договорных документов».

Ответственный за документ, согласующие, эксперты. 

Срок действия дополнения к договору в днях, когда он будет считаться с истекающим сроком действия* – укажите временной промежуток в днях до даты истечения срока действия дополнения к договору, когда оно будет считаться дополнением с истекающим сроком действия. При наступлении даты начала данного промежутка статус дополнения будет автоматически изменен с «Действует» на «Истекает срок действия», а ответственному пользователю будет поставлена задача на принятие решения по дополнению к договору.

Выполнять проверку срока действия полномочия перед согласованием/подписанием дополнения к договору* – укажите, нужно ли выполнять проверку срока действия полномочия перед задачами согласования или подписания дополнения к договору. При выборе «Да» система проверяет статус полномочия перед задачами согласования или подписания дополнения к договору и отправляет его на доработку, если полномочие недействующее.

Возможен резерв регистрационного номера для дополнения к договору* – укажите, возможно ли при создании дополнения к договору в системе указать необходимость резервирования номера и даты. В этом случае на форме создания будет доступен флаг «Резервировать регистрационный номер». При установке флага в активное положение процесс обработки документа начнется с присваивания ему регистрационного номера и текущей даты.

Способ регистрации дополнения к договору* – укажите способ регистрации всех дополнений к договорам. При выборе ручной регистрации задача на регистрацию документа будет поставлена всем пользователям из группы «Ответственные за регистрацию договорных документов». При автоматической регистрации система присвоит регистрационный номер без участия пользователей.

После какого этапа необходимо регистрировать дополнение к договору* – выберите, после какого этапа необходимо отправлять все дополнения к договорам на регистрацию.

Для сохранения внесенных данных нажмите «Сохранить». 

Справочники «Шаблоны договоров» и «Шаблоны дополнений к договорам» служат для хранения информации о шаблонах документов, используемых при создании проектов договоров и дополнений.

Создание шаблонов в системе доступно пользователям, входящим в группу раздела «Управление шаблонами документов».

Доступ к просмотру шаблонов договорных документов имеют все пользователи системы.

Для каждого вида договора или дополнения к договору можно заранее установить набор шаблонов, доступных при создании документа.

В случае, если при создании договора или дополнения к нему способ внесения проекта документа в систему будет определен как «Генерировать по шаблону», будут использованы записи этого справочника.

Видят справочник в левом навигационном меню и могут работать в нём:

• администраторы,
• пользователи, включенные в группу «Управление шаблонами документов». 

Наполнение справочника «Виды документов» необходимо для определения маршрута обработки типовых документов, для ограничения выбора пользователей, участвующих в процессе обработки документа, а также сокращения времени пользователя на заполнение полей при создании.

Видят справочник в левом навигационном меню и могут работать в нём:

• администраторы,
• пользователи, включённые в группу «Ответственные за настройку раздела «Управление договорами». 

Тип документа* – выберите в выпадающем списке подходящий тип документа. При выборе варианта «Основной договорной документ» создаваемый вид будет применяться при создании договоров, при выборе «Документ, зависящий от основного» – для создания дополнений к договорам.

Наименование вида документа* – укажите краткое и емкое наименование вида документа для удобного поиска при создании документа.

Данный вид договора доступен при создании документа?* – укажите «Да» для того, чтобы вид документа отображался для выбора при создании договора. Укажите «Нет», если вид необходимо скрыть для выбора при создании документа определенного вида.

Данный вид дополнения к договору доступен при создании документа?* – укажите «Да» для того, чтобы настоящий вид документа отображался для выбора при создании дополнения к договору. Укажите «Нет», если вид необходимо скрыть для выбора при создании документа определенного вида.

Способ внесения договора* – выберите способ внесения договора. «Генерация по шаблону» – договор будет создан автоматически при помощи одного из существующих шаблонов, который можно выбрать при создании вида договора/ договора. «Загрузить файл» – при создании договора необходимо загрузить файл договора. «Выбирать при создании документа» – выбор способа создания документа будет доступен в процессе его создания.

Юридические лица, от лица которых возможно заключение договорных документов данного вида* – создание документа этого вида будет возможно только от указанных юридических лиц.

Дело номенклатуры* – укажите подходящее для вида документа дело номенклатуры. 

Единица измерения срока исполнения задачи* – укажите единицу измерения срока исполнения задач и длительность выполнения задач по обработке документа.

Длительность выполнения задачи по экспертизе документа* – укажите длительность  выполнения задачи по экспертизе документа в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Длительность выполнения задачи по подписанию документа* – укажите длительность выполнения задачи по подписанию документа в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Длительность выполнения задачи по дополнительной экспертизе* – укажите длительность выполнения задачи по дополнительной экспертизе в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Длительность выполнения задачи по доработке документа* – укажите длительность выполнения задачи по доработке документа в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Длительность выполнения задачи по регистрации документа* – укажите длительность выполнения задачи по регистрации документа в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Длительность выполнения задачи по дополнительному согласованию* – укажите длительность выполнения задачи по дополнительному согласованию в выбранной единице измерения (рабочих днях или часах).

Договоры данного вида могут быть бессрочными?* – укажите «Да», чтобы при создании договора данного вида указание даты окончания действия договора было опциональным.

Через сколько месяцев необходимо напомнить о бессрочном договоре?* – выберите временной промежуток, по истечении которого система напомнит ответственному за документ о бессрочном договоре. При наступлении даты напоминания ответственному пользователю поступит задача на принятие решения по бессрочному договору.

Договоры данного вида могут быть созданы без указания цены?* – укажите «Да», чтобы при создании договора указание цены договора и валюты было опциональным. 

При выбранном значении «Нет» этап экспертизы документа будет пропущен.

Ограничение выбора экспертов* – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Эксперты» при создании договорного документа.

• При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании договорного документа.
• При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Эксперты» будет заполнено значением, указанным в поле «Эксперты» в виде документа, и доступно для корректировки при создании доверенности.
• При выборе  «Предопределен, не изменяем» поле «Эксперты» будет заполнено значением, указанным в поле «Эксперты» в виде документа, и недоступно для редактирования при создании договорного документа.
• При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании договорного документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные эксперты» в виде документа.

Согласование документа данного вида необходимо выполнить поэтапно?* – при выборе «Да» - согласование документов этого вида в системе будет происходить согласно настроенным этапам, «Нет» - согласование документов будет выполнено по упрощенной схеме. 

Задачи на согласование ответственным формировать параллельно?* – укажите «Да», и задача на согласование будет поставлена всем согласующим одновременно, «Нет» - задача на согласование будет поставлена всем согласующим последовательно.

Решение по согласованию документа принимают все согласующие?* – укажите «Да», и решение по документу будут принимать все согласующие, «Нет» – решение будет принимать один согласующий из всех. 

Ограничение выбора Подписанта* – выберите, каким образом ограничивать выбор пользователей в поле «Подписант» при создании договорного документа.

• При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании договорного документа.
• При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Подписант» будет заполнено значением, указанным в поле «Подписант» в виде документа, и доступно для редактирования при создании договорного документа.
• При выборе «Предопределен, не изменяем» поле «Подписант» будет заполнено значением, указанным в поле «Подписант» в виде документа, и недоступно для редактирования при создании договорного документа.
• При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании договорного документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные подписанты» в виде документа.

Ограничение выбора Наблюдателей* – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Наблюдатели» при создании договорного документа.

• При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании договорного документа.
• При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Наблюдатели» будет заполнено значением, указанным в поле «Наблюдатели» в виде документа, и доступно для редактирования при создании договорного документа.

Для сохранения внесенных данных нажмите «Сохранить». 

Страница «Действия с договорными документами» предусмотрена для ввода исторической документации и массового изменения ответственного за документы. 

Резервировать регистрационный номер  – поставьте флаг, если для документа необходимо зарезервировать регистрационный номер и текущую дату. Договор будет зарегистрирован с номером и датой, полученными при резерве. При аннулировании договора номер будет освобожден и доступен для резерва или регистрации для другого документа.

Вид договора* – выберите вид договора, подходящий для создаваемого документа. После выбора вида договора в зависимости от настроек вида некоторые поля формы будут заполнены и/или недоступны для редактирования.

Контрагент* – выберите контрагента из списка.

Наше юридическое лицо* – выберите юридическое лицо из списка либо проверьте правильность заполнения поля, если значение было внесено автоматически.

Краткое наименование юридического лица* – введите краткое наименование юридического лица.

Договор является рамочным?* – укажите, является ли договор рамочным. Данный параметр отображается на форме создания документа в зависимости от настроек вида договора.

Регистрационный номер со стороны контрагента – укажите номер договора со стороны контрагента, если он известен на этапе создания документа. Внесение номера также возможно при подтверждении получения оригинала договора. 

Направление деятельности* – укажите одно или несколько направлений деятельности, к которым относится документ. После создания документ можно будет найти по данному параметру.

Способ внесения проекта документа* – укажите способ внесения проекта документа. При выборе «Генерировать по шаблону» вы сможете выбрать шаблон договора, при этом загрузка файла не потребуется. При выборе «Загрузить файл» вы сможете самостоятельно загрузить файл договора. 

Шаблон договора* – укажите шаблон, подходящий для вашего договора. Договор сформируется автоматически. 

Создать данный договор без цены?* – укажите «Да», если требуется создать договор без указания его цены. При этом поля «Цена договора» и «Валюта» будут скрыты и не доступны для внесения данных.

Цена договора* – укажите сумму договора.

Валюта* – выберите из списка валюту.

Предмет договора* – кратко опишите предмет договора. 

Данный договор действует бессрочно?* – укажите, действует ли договор бессрочно. При выборе значения «Да» поле «Дата окончания действия договора» будет скрыто и не доступно для внесения данных.

Дата окончания действия договора* – укажите дату окончания действия договора.

Договор является автопролонгируемым?* – укажите, предусмотрена ли условиями договора автопролонгация.

Промежуток в днях, в который возможно расторжение договора с автопролонгацией* – укажите количество дней до срока окончания действия договора, за которое договор может быть расторгнут.

Срок в месяцах, на который договор может быть продлен* – укажите срок, на который договор может быть продлен при подтверждении автопролонгации.

Количество дней до начала окна расторжения для напоминания о принятии решения по договору* – укажите количество дней до начала окна расторжения. В зависимости от выбранного вами количества дней, система направит оповещение о необходимости принятия решения по договору.

Количество автопролонгаций договора не ограничено* – укажите, предусмотрено ли в договоре количество автопролонгаций или же оно не ограничено.

Количество автопролонгаций договора* – укажите количество автопролонгаций договора.  

На вкладке «Связанные документы» возможно указать дополнительные документы к договору: 

Задача «Выполнить экспертизу проекта договора» выносится в случае, если проект договора загружен в систему, и выбранный вид предусматривает экспертизу.

Экспертиза предполагает совместную работу над документом в режиме онлайн редактирования.

*Экспертиза – процесс анализа документа компетентным лицом, обладающим специальными знаниями в определенной отрасли. Эксперт проверяет проект документа и оставляет комментарии к нему, не принимая решения о согласовании документа, как это делают согласующие.  

Исполнители задачи:

• пользователи, указанные в полях «Эксперты», «Добавленные эксперты» на вкладке «Информация об ответственных» при создании договора в приложении «Договоры». 

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• ознакомиться с текстом проекта договора на вкладке «Редактирование проекта договора»,
• ознакомиться с данными договора на вкладках «Основные данные», «Ответственные за работ у с договором», «Лента»,
• при необходимости оставить комментарии в тексте проекта договора. 

Задача «Доработать» данные договора» выносится в нескольких случаях:

• после завершения этапы экспертизы (при наличии в процессе),
• если документ был отклонен кем-либо из согласующих,
• если документ не был подписан на этапе «Подписания». 

Задача «Согласовать» выносится после этапа «Создание договора» или после завершения этапа «Экспертиза договора» (при наличии его в процессе).

Задача «Подписать с обеих сторон»

выносится после успешного завершения этапа согласования проекта документа. 

После создания Дополнения к договору система автоматически отправит его по заданному маршруту. В зависимости от того, на каком этапе находится дополнение к договору, система присвоит ему соответствующий статус.

Вид дополнения к договору* – выберите вид дополнения к договору, подходящий для создаваемого документа.

Документ, в который необходимо внести изменения – выберите «Договор» или «Дополнение к договору» в зависимости от документа, в который необходимо внести изменения.

Регистрационный номер со стороны контрагента – укажите номер дополнения к договору со стороны контрагента, если он известен на этапе создания документа. Внесение номера также возможно при подтверждении получения оригинала дополнения к договору.

Способ внесения проекта документа – выберите «Генерировать по шаблону» или «Загрузить файл» в зависимости от необходимого способа внесения проекта документа, от выбранного способа зависит отображение отдельных полей.

Шаблон дополнения к договору – выберите из списка подходящий шаблон дополнения к договору.

Цена дополнения* – укажите сумму дополнения к договору.

Валюта – будет заполнена автоматически значением из договора.

При внесении значения в поле «Цена дополнения» выполняется проверка на превышение остатка от цены договора. В случае превышения будет показано предупреждение о необходимости скорректировать введенное значение. Документ не сможет быть сохранен, если предупреждение активно. 

Данное дополнение о расторжении договора?* – отметьте «Да», если дополнение предусматривает расторжение договора. В ином случае выберите «Нет». В зависимости от выбора некоторые состав полей на форме создания может быть изменен.

Создание дополнения о расторжении договора рамочного типа невозможно при существовании заказов к нему, находящихся в статусах Действует, Истекает или Просрочено.

Дополнение об изменении условий?* – отметьте «Да», если необходимо изменить условия,  в ином случае выберите «Нет».

Дата окончания действия дополнения к договору – укажите дату, до наступления которой дополнение к договору будет действительно.

Причина расторжения договора – кратко опишите причину расторжения договора. Поле «Причина расторжения договора» будет доступно, если в поле «Данное дополнение о расторжении договора» указано «Да».

Выполняется изменение условий договора?* – выберите «Да», если необходимо скорректировать данные договора путем заключения дополнительного соглашения, в ином случае отметьте «Нет».

Изменяемое дополнение к договору  – выберите из списка дополнение, которое необходимо изменить. 

Файлы к дополнению – загрузите необходимые файлы к дополнению. 

Задача «Выполнить экспертизу проекта дополнения к договору» выносится в случае, если проект дополнения к договору загружен в систему и в виде дополнения к договору, указанном при создании документа, включена экспертиза.

Экспертиза предполагает совместную работу над документом в режиме онлайн-редактирования.

*Экспертиза - процесс анализа документа компетентным лицом, обладающим специальными знаниями в определенной отрасли. Эксперт проверяет проект документа и оставляет комментарии к нему, не принимая решения о согласовании документа, как это делают согласующие.  

Задача «Доработать данные дополнения к договору» выносится в нескольких случаях:

• после завершения этапы экспертизы (при наличии в процессе),
• если документ был отклонен кем-либо из согласующих,
• если документ не был подписан на этапе подписания       

Задача «Согласовать» выносится после этапа «Создание дополнение к договору» или после завершения этапа «Экспертиза дополнения к договору» (при наличие его в процессе). 

Обработка договора внутри системы происходит согласно маршруту, настроенному в виде документа. Сразу после подписания документа и указания даты начала его действия система определит дату напоминания о текущем договоре. Дата рассчитывается по формуле: текущая дата + количество дней, указанных в поле «Через сколько месяцев необходимо напомнить о бессрочном договоре?» выбранного вида документа.

При наступлении даты напоминания о бессрочном договоре пользователю, ответственному за документ, будет поставлена задача по принятию решения, где доступны следующие варианты действий:

• Напомнить позже – при нажатии на переход необходимо указать промежуток в месяцах, по истечении которого система поставит задачу по принятию решения повторно.
• Договор исполнен – будет запущен процесс перевода договора в статус «Исполнен».
• Договор расторгнут – для расторжения договора пользователю сначала необходимо создать дополнение о расторжении через кнопку в панели «Действия с договором». При нажатии на переход «Договор расторгнут» будет выполнена проверка наличия дополнения к договору. Если дополнение о расторжении не найдено, задача по принятию решения будет поставлена повторно. 

Создание дополнения, связанного с изменением условий возможно, если значение атрибута «Дополнение об изменении условий?» установлено в положение «Да».

После установки значения атрибута «Дополнение об изменении условий?» в положение «Да», становится доступным обязательный для заполнения атрибут «Документ, в который необходимо внести изменения». Доступны для изменения два вида документов- «Договор» и «Дополнение к договору».

При установке значения атрибута «Документ, в который необходимо внести изменения» в положение «Дополнение к договору», будет отображено поле выбора «Изменяемое дополнение к договору». Важно учесть, что доступными к выбору будут только дополнения, имеющие собственную цену!

После выбора требуемого документа будут отображены поля содержащие информацию о текущих условиях дополнения к договору и поля для внесения изменяемых условий. 

Создание дополнения, связанного с расторжением договора, возможно, если значение атрибута «Данное дополнение о расторжении договора?» установлено в положение «Да».

После установки значения атрибута «Данное дополнение о расторжении договора?» в положение «Да», становится доступным обязательный для заполнения атрибут «Причина расторжения договора».

При наличии действующих дополнений, обязательства по которым еще не выполнены, будет отображено соответствующее предупреждение и системой будет предложено подтвердить продолжение своих действий, заполнив чек-бокс. 

До подписания дополнения к договору сумма, указанная в дополнении, будет учитываться системой как «Зарезервированные средства».