Справка по решению
ПОДГОТОВКА РЕШЕНИЯ К ЭКСПЛУАТАЦИИ
- Настройка справочников решения
- Настройка прав доступа пользователей к объектам решения
- Настройки раздела
- Приложение «Риски при работе с контрагентами»
- Приложение «Критерии оценки»
- Приложение «Роли контрагента»
- Приложение «Контакты»
- Обязательные действия перед началом работы
Загрузка и установка решения
Для запуска и корректного использования решения должна быть установлена рекомендуемая версия системы ELMA365 2024.4.89. Работа решения на версиях системы отличных от рекомендуемой может отличаться от изложенной в справке
Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях при установке решения или позже.
Подробное описание групп и прав доступа приведено в разделе Подготовка решения к эксплуатации
Важно!
При использовании решения «Контрагенты и процедуры комплаенса | АВМ-Технология» в случае прекращения действия лицензии доступ к приложениям «Контрагенты» и «Контакты» в разделе «CRM» будет ограничен.
Чтобы ознакомиться с возможностями решения и провести тестирование, настоятельно рекомендуем избегать установки решения на продуктовые стенды.
Подготовка решения к эксплуатации
Настройка справочников решения
Настройка прав доступа пользователей к объектам решения
Для обеспечения надежности и конфиденциальности данных в решении возможно разграничение прав доступа.
Назначать пользователей в группы доступа могут только администраторы системы.
| Группа | Назначение | |
| Управление рисками при работе с контрагентами | создавать и редактировать записи приложения «Риски при работе с контрагентами» | |
| Управление критериями оценки | создавать и редактировать записи приложения «Критерии оценки» | |
| Ответственные за настройки раздела CRM | устанавливать настройки раздела, определяющие правила первичной и плановых проверок контрагентов | |
| Ответственные за проверку контрагентов | осуществлять первичную проверку контрагента при его создании в системе, осуществлять плановые проверки контрагентов | |
| Управление контрагентами | создавать и редактировать записи приложения «Компании». | |
| Управление ролями контрагентов | создавать и редактировать записи приложения «Роли контрагента» |
Примечание: В решении включено наследование прав с учётом подчинения в организационной структуре: начальник видит то, что видит его подчинённый.
Настройки раздела
Для работы решения «Контрагенты и процедуры комплаенса» необходимо установить настройки раздела.
Возможно редактирование существующих настроек раздела.
Откройте справочник «Настройки раздела» и нажмите «Установить настройки раздела».
Вам будет поставлена задача Изменить настройки раздела.
От значения, указанного в поле Регулярность проверки контрагентов зависит, как часто система будет автоматически ставить задачи Проверить контрагентов пользователям, ответственным за проверку.
В поле Пояснение к системе оценивания опишите принципы оценки. Этот текст будет использоваться в инструкции на форме задачи Проверить контрагента.
Настройте Условия одобрения контрагента: обязательное указание риска при проверке контрагента устанавливает, является ли указание риска обязательным.
Минимальный процент результата проверки, при достижении которого контрагент считается одобренным – укажите значение, при достижении которого контрагент будет одобрен. В случае, если контрагент при проверке наберет меньшее количество баллов, ему будет присвоен статус «Не одобрен». Важно: минимальный процент не отображается на форме задачи проверки контрагента.
Сохраните настройки раздела.
Если после того, как вы нажали «Установить настройки раздела» не произойдет перехода на форму Настройки раздела: Изменить, будет направлено системное уведомление: Процесс управления настройками раздела «Контрагенты и процедуры комплаенса» уже запущен.
Необходимо дождаться завершения текущего процесса редактирования настроек раздела и повторить попытку.
Информация о том, у кого в работе находится задача по изменению настроек раздела доступна администраторам системы в разделе Администрирование --> Монитор процессов --> CRM --> Настройки раздела --> Управление настройками раздела.
После завершения задачи Настройки раздела: Изменить будет определена Дата начала последней проверки контрагентов. В этот день поставлены задачи Проверить контрагентов.
Справочник «Риски при работе с контрагентами»
используется для систематизации и оценки потенциальных рисков при проверке контрагента. Содержит описание типичных угроз, которые хотим выявить: неплатежеспособность, мошенничество, нарушение условий договоров, репутационные риски и другие.
Для создания записи справочника откройте приложение «Риски при работе с контрагентами», нажмите «+Риск».
Укажите название риска и доступность для выбора при проверке контрагента.
Приложение «Критерии оценки»
Добавьте критерии оценки (признаки для анализа контрагента), которые будут использоваться при проверке контрагентов. В поле Название укажите наименование критерия.
Поле Доступен для выбора определяет возможность выбора критерия оценки в роли контрагента.
Сохраните введенные данные.
Приложение «Роли контрагента»
содержит сведения о ролях контрагента, соответствующих характеру взаимоотношений компании с контрагентами в рамках рабочих процессов.
Используйте «+Роль контрагента» для добавления, в поле Название введите наименование роли.
Поле Доступен для выбора определяет возможность выбора роли при создании контрагента.
Заполните таблицу Критерии оценки.
Выберите необходимые для роли критерии оценки и внесите их в первую колонку таблицы. Для каждого критерия определите вес по шкале от 1 до 10, чем выше вес критерия, тем сильнее он повлияет на оценку контрагента.
Сохраните введенные данные.
Созданные ранее роли контрагентов можно редактировать.
Приложением «Контакты»
Для создания компании с типом контрагента Физическое лицо, ИП или Самозанятый добавьте записи в справочник «Контакты».
Откройте приложение «Контакты» раздела «CRM», нажмите «+Контакт».
Укажите контактную информацию: ФИО, рабочий телефон и рабочую почту.
Персональные данные можно заполнить сразу или позже — для этого нажмите «+Создать».
По желанию заполните блок Данные CRM – укажите компанию, к которой относится контакт и его должность. Дополните сведения информацией о сделках, категориях предпочтений, лидах в соответствующих полях.
Сохраните элемент приложения.
Обязательные действия перед началом работы
Для удобства настройки решения «Контрагенты и процедуры комплаенса» администраторам системы доступна страница «Центр управления» в разделе «CRM».
На странице собраны действия, которые необходимо выполнить для корректной работы решения:
⦁ Изменить состав участников группы – наполнение групп доступа ответственными пользователями.
⦁ Установить настройки раздела – задание основных правил работы с контрагентами.
⦁ Обработать компании – первичное присвоение статуса «Временно одобрен» контрагентам, заведённым до установки решения.
Рекомендуется начать с обработки компаний, чтобы массовая проверка контрагентов проходила корректно.
Первичная обработка компаний
Если до установки решения в системе уже были заведены компании, они не имеют статуса одобрения. Это не позволит корректно выполнить массовую проверку контрагентов.
Необходимо запустить процесс «Обработать компании». В результате всем контрагентам без статуса будет присвоен статус «Временно одобрен». После этого массовая проверка будет выполняться корректно.
Процесс «Обработать компании» выполняется один раз.
Настройка прав доступа
Чтобы защитить данные, в системе предусмотрено разграничение прав доступа. Для работы с решением «Контрагенты и процедуры комплаенса» созданы специальные группы.
Выберите «Изменить состав участников групп» и добавьте или удалите ответственных пользователей.
⦁ Управление контрагентами – пользователи с правом создавать и редактировать записи справочника «Компании».
Если группа не наполнена, создавать и редактировать записи могут только администраторы системы.
⦁ Ответственные за проверку контрагентов – пользователи-исполнители задачи «Проверить контрагента» при плановой проверке контрагентов.
Если группа не наполнена, задачи по проверке будут автоматически направляться супервизору системы.
⦁ Ответственные за настройки раздела CRM – пользователи с правом устанавливать настройки раздела «CRM».
Если группа не наполнена, задача по установке настроек будет назначена супервизору.
Настройки раздела
Для корректной работы решения установите настройки раздела. Они определяют основные правила работы с контрагентами.
Нажмите «Установить настройки раздела». После запуска процесса вам будет назначена задача «Настройки раздела: Изменить».
Часть полей на форме задачи заполнится автоматически. Проверьте эти данные и при необходимости скорректируйте их. Сохраните настройки раздела.
Если после запуска процесса задача не появилась, значит, процесс настройки раздела уже выполняется. Дождитесь его завершения и при необходимости повторите попытку.
Виджет на странице центра управления отображает статистику по всем контрагентам системы после их проверки. Он позволяет быстро оценить распределение по статусам одобрения. При клике на строку легенды открывается список контрагентов с соответствующим статусом, из которого можно перейти на форму просмотра контрагента.
Работа с контрагентами
Добавление контрагента в систему
Откройте приложение «Компании», нажмите «+Компания».
Выберите Тип контрагента. Нажмите «Сохранить».
Каждому типу контрагента соответствует определенный набор данных, которые необходимо указать.
Тип контрагента – «Юридическое лицо»
Укажите Роли контрагента для проведения оценки рисков.
Используйте Поиск организации для заполнения данных юридического лица. Введите название организации или ИНН, выберите нужный вариант. Нажмите «Закрыть».
После выбора юридического лица поля: Юридическое название, Краткое название, Адрес (регистрации), ИНН, КПП, ОГРН будут заполнены автоматически.
Заполните поле Единоличный исполнительный орган компании, укажите юридическое или физическое лицо действует от имени организации и выберите/введите его название/ФИО.
Заполните поле Почтовый адрес (фактический) компании, используя Поиск адреса. Он может отличаться от юридического адреса. В поле Код региона укажите цифровое значение (необязательно).
По желанию заполните раздел Контактная информация.
Тип контрагента – «Физическое лицо»
Для заполнения поля Физическое лицо выберите запись из справочника "Контакты", если нужного контакта нет в списке, нажмите «Создать» и введите данные самостоятельно.
По желанию заполните раздел Контактная информация.
Тип контрагента – «ИП»
Укажите Роли контрагента для проведения оценки рисков.
В поле ОГРНИП введите уникальный 15-значный номер, который присваивается индивидуальному предпринимателю (ИП) при государственной регистрации в России и внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
Для заполнения поля Индивидуальный предприниматель выберите запись из справочника «Контакты», если нужного контакта нет в списке, нажмите «Создать» и введите данные самостоятельно.
Тип контрагента – «Самозанятый»
Укажите Роли контрагента для проведения оценки рисков.
Для заполнения поля Физическое лицо выберите запись из справочника «Контакты», если нужного контакта нет в списке, нажмите «Создать» и введите данные самостоятельно.
По желанию заполните раздел Контактная информация.
Редактирование данных контрагента
Данные, указанные при создании контрагента (в том числе внесённые в систему до установки решения «Контрагенты и процедуры комплаенса | АВМ-Технология»), можно редактировать, за исключением поля Тип контрагента. В случае неверного указания типа, необходимо дисквалифицировать контрагента и создать нового. Подробнее в разделе Дисквалификация контрагента.
Чтобы изменить ранее внесенные данные, нажмите «Редактировать».
Если тип контрагента не указан, на форме отобразится информационная панель «Данные, указанные до установки решения «Контрагенты и процедуры комплаенса | АВМ-Технология»». На панели представлены данные без возможности редактирования. Они носят справочный характер и предназначены для ручного переноса значений в соответствующие поля формы.
Для быстрого заполнения данных юридического лица нажмите «Поиск организации» и найдите контрагента по названию или ИНН.
Смена роли контрагента
При необходимости роли контрагента можно изменить.
Выберите Сменить роли контрагента на вкладке Действия с контрагентом формы просмотра контрагента в приложении «Компании». Добавьте или удалите роли.
После изменения ролей будет запущен процесс проверки контрагента и поставлена задача пользователям, состоящим в группе Ответственные за проверку контрагентов, выполнение которой идентично описанному в пункте Первичная проверка контрагента.
Дисквалификация контрагента
Действие позволяет навсегда исключить контрагента из процедуры оценки рисков.
Выберите «Дисквалифицировать» на вкладке Действия с контрагентом формы просмотра контрагента в приложении «Компании».
Заполните поле Причина дисквалификации. Нажмите «Сохранить». Статус контрагента станет «Дисквалифицирован».
Важно: отменить дисквалификацию нельзя.
Процедура проверки контрагента
проводится, чтобы минимизировать юридические, финансовые и репутационные риски компании в ходе сотрудничества с контрагентами.
Первичная проверка контрагента
После добавления контрагента в систему пользователям, состоящим в группе Ответственные за проверку контрагентов, будет поставлена задача проверить контрагента.
Введите значение для каждого критерия оценки контрагента.
Выберите Риски, которые необходимо оценить. Если в списке нет доступных вариантов, обратитесь к администратору системы.
Нажмите «Выполнено».
В соответствии с процентом итоговой оценки контрагенту будет присвоен статус одобрения контрагента.
Если необходимо исключить контрагента из регулярной проверки, выберите «Дисквалифицировать».
Результаты проверки контрагента можно посмотреть на вкладке Журнал проверок контрагента форме просмотра информации о контрагенте в приложении «Компания».
Плановые проверки контрагентов
Элемент приложения «Плановые проверки» формируется системой автоматически: первый – сразу после установки, далее – регулярно.
Первая плановая проверка контрагентов
На следующий день после установки системы, в 06:00, запускается процесс «Отбор контрагентов для проверки».
Если в приложении «Компании» уже есть элементы, система определит неполноту данных в каждом из них, поскольку в решении от АВМ-Технология присутствуют поля, отсутствующие в стоковом решении «CRM» от ELMA365: Тип контрагента и Роли контрагента.
При успешном запуске процесса отбора контрагентов и обнаружении контрагентов с неполными данными пользователям, состоящим в группе «Ответственные за проверку контрагентов», будут поставлены задачи «Дополнить информацию».
Важно: чтобы пользователь мог выполнить задачу (указать роли), справочники «Критерии оценки» и «Роли контрагентов» должны быть заполнены заранее. Подробнее о работе со справочниками в разделах Приложение «Критерии оценки» и Приложение «Роли контрагента».
На форме задачи всегда присутствует поле Тип контрагента. В зависимости от его значения может отображаться дополнительное поле Роли контрагента.
Тип контрагента – выберите подходящий вариант из предложенных. Выбранный тип определяет набор отображаемых данных контрагента и возможность их редактирования. Если выбрано Юридическое лицо, Самозанятый, ИП, на форме отобразится поле Роли контрагента.
Важно: поле Тип контрагента недоступно для редактирования после сохранения. При ошибочном выборе типа элемент необходимо дисквалифицировать и создать новый. Подробнее о дисквалификации в разделе Дисквалификация контрагента.
Роли контрагента – выберите одну или несколько ролей. Выбранные роли влияют на критерии проверки. Если нужные роли отсутствуют, обратитесь к администратору системы.
После выполнения задачи «Дополнить информацию» на форме просмотра компании (контрагента) отобразятся не только тип и роли контрагента, но и данные, введённые до установки решения «Контрагенты и процедуры комплаенса | АВМ-Технология»: юридическое и краткое название, ИНН, КПП, ОГРН, адрес.
Регулярные плановые проверки контрагентов
Ежедневно проверяется, является ли текущая дата датой проверки всех контрагентов.
Дата плановой проверки контрагентов рассчитывается, используя данные приложения Настройки раздела по формуле:
Дата последней проверки (в случае, если процесс запускается впервые, устанавливается текущая дата) + число, записанное в поле Регулярность проверки контрагентов = Дата регулярной проверки контрагентов.
Например,
Дата последней проверки – 11.07.2025,
Регулярность проверки контрагентов – 15 (календарных дней),
Дата регулярной проверки контрагентов – 26.07.2025.
В рамках плановой проверки пользователям-участникам группы Ответственные за проверку контрагентов ставятся задачи Проверить контрагента. Количество задач равно количеству контрагентов во всех статусах, кроме «Дисквалифицирован», а также физических лиц, которые не требуют одобрения.
Исполнение задачи идентично описанному в пункте Первичная проверка контрагента.
Несмотря на то что система определит дату плановой проверки, проверка может не начаться по причинам:
· в системе отсутствуют контрагенты в статусах «Временно одобрен», «Одобрен», «Не одобрен»
· задачи внесения данных о контрагентах не завершены
· предыдущая проверка не завершена полностью
Таблица Информация о проверке на форме просмотра приложения «Плановые проверки» содержит данные о контрагентах, в отношении которых проводится оценка рисков. Она содержит актуальную информацию о статусе проверки.
Ячейки таблицы Дата/время завершения и Проверяющий заполняются после завершения проверки.
Плановая проверка перейдет из статуса «Текущая» в «Завершена» после того, как будут выполнены все задачи по проверке контрагентов.
Формирование отчета «Проверка контрагента»
По результатам проверки можно сформировать отчет. Нажмите кнопку «Сформировать отчет» на странице приложения «Компании».
Мы стремимся делать вашу работу проще, точнее и комфортнее — каждый релиз приносит новые улучшения, от мелких штрихов интерфейса до фундаментальных изменений в логике процессов.
Чтобы быть в курсе всех обновлений, нажмите «Прочитать описания версий решения» — здесь вы найдёте всё, что изменилось, и почему это важно для вас.