Заполните системные справочники или убедитесь, что они заполнены корректно.

Системные справочники, используемые при работе с решением

Подробнее о Системных справочниках

Заполните виды поручений или убедитесь, что они заполнены корректно.

Подробнее о Поручениях

Для этого откройте справочник «Настройки раздела» и нажмите кнопку «Установить настройки раздела».

При первом запуске процесса создания настроек раздела они будут созданы автоматически, после чего вам будет поставлена задача «Изменить настройки раздела» для проверки установленных данных и их возможной корректировки.

В поставленной задаче укажите способ регистрации всех протоколов мероприятий.

При выборе ручной регистрации пользователю будет поставлена задача о регистрации документа. При автоматической регистрации система присвоит регистрационный номер без участия пользователя.

Нажмите «Сохранить».

Таким образом, работа с настройками раздела позволяет установить стандартизированные правила документооборота для всех типов мероприятий, обеспечивая целостность системы и соблюдение корпоративных регламентов. Ответственный за настройку получает инструмент для создания гибкой, но единообразной среды управления заседаниями, где любые изменения в настройках автоматически применяются ко всем новым создаваемым документам и процессам. 

Ответственный за настройку шаблонов обеспечивает единообразие и корректность оформления итоговых документов раздела – протоколов и выписок из них. Создание шаблонов представляет собой процесс подготовки специализированных файлов, в которые система автоматически подставляет данные из карточек мероприятий, вопросов и протоколов, используя заданные переменные и функции форматирования.

Справочники «Шаблоны протоколов» и «Шаблоны выписок из протоколов» служат для хранения информации о шаблонах, используемых при работе в разделе «Управление заседаниями и совещаниями».
Создание шаблонов в системе доступно пользователям, входящим в группу раздела «Управление шаблонами документов».
Доступ к просмотру шаблонов имеют все пользователи системы.

Для добавления шаблона протокола в систему откройте приложение «Шаблоны протоколов» и нажмите «+Шаблон протокола».

Внесите данные о шаблоне.

Название шаблона* – наименование шаблона протокола. Рекомендуем называть шаблоны таким образом, чтобы пользователям было понятно назначение каждого шаблона. Например, «Протокол заседания комиссии по антикоррупционной деятельности».

Доступен для создания протокола* – «Да» – пользователи могут выбрать этот шаблон при создании и редактировании типа совещания. «Нет» – шаблон не доступен для выбора в типе совещания.

Описание шаблона – поле, в котором можно добавить дополнительную информацию о шаблоне протокола.

Ниже представлен возможный вид шаблона протокола.

До загрузки шаблона в систему необходимо сформировать файл шаблона, на основании которого будут заполнены данные из системы.

Создать файл шаблона можно на своём компьютере.
Шаблоны, загружаемые в систему, могут содержать любой текст, переменные, функции, условия и циклы.
Все переменные в шаблонах должны иметь следующий формат: {$имя_переменной}.

Имя переменной уникально и пишется латинскими буквами, например, {$secretary_of_collegial_body}. Такая переменная позволит заполнить секретаря встречи.

В шаблонах протокола можно использовать переменные, предоставленные в таблице ниже.

Использование шаблонов с переменными позволяет:

• автоматически подставлять актуальные данные из системы,
• единообразно оформлять протоколы разных типов мероприятий,
• минимизировать ручной ввод и возможные ошибки,
• быстро адаптировать форматы документов под изменяющиеся требования.

Чтобы отобразить данные таблицы по шаблону в файле формата .docx:

• создайте таблицу в документе,
• отделите первую строку таблицы с помощью опции «Разделить таблицу»,
• в появившейся пустой строке объявите цикл {for row in {$переменная}},
• настройте шаблон в таблице, указав переменные столбца, например: {$row.data.full_name},
• под таблицей закройте цикл командой {end}.

Ответственный за настройку шаблонов обеспечивает единообразие и корректность оформления итоговых документов раздела – выписок из протоколов. Создание шаблонов представляет собой процесс подготовки специализированных файлов, в которые система автоматически подставляет данные из карточек мероприятий, протоколов и пунктов повестки, используя заданные переменные и функции форматирования.

Справочник «Шаблоны выписок из протоколов» служит для хранения информации о шаблонах, используемых при формировании выписок в разделе «Управление заседаниями и совещаниями».

Создание шаблонов в системе доступно пользователям, входящим в группу раздела «Управление шаблонами документов».
Доступ к просмотру шаблонов имеют все пользователи системы.

Для добавления шаблона выписки из протокола откройте приложение «Шаблоны выписок из протоколов»  и нажмите «+Шаблон выписки из протокола».

Внесите данные о шаблоне.

Название шаблона – наименование шаблона выписки из протокола.

Доступен для создания документа – «Да» – пользователи могут выбрать этот шаблон при создании и редактировании типа совещания. «Нет» – шаблон не доступен для выбора в типе совещания.

Описание шаблона – поле, в котором можно добавить дополнительную информацию о шаблоне.

Использование шаблонов с переменными позволяет:

• автоматически подставлять актуальные данные из системы,
• единообразно оформлять выписки по разным протоколам,
• минимизировать ручной ввод и возможные ошибки,
• быстро адаптировать форматы документов под изменяющиеся требования.

Справочник «Типы совещаний и коллегиальные органы» является системообразующим элементом решения, определяющим основные параметры и бизнес-логику работы со всеми видами мероприятий. Каждая карточка в этом справочнике представляет собой детальную модель конкретного типа заседаний – от рабочих совещаний до формализованных коллегиальных органов, устанавливая для них индивидуальные правила проведения и документирования.

Создать Тип совещания/Коллегиальный орган могут пользователи, включённые в группу «Ответственные за настройку раздела «Управление заседаниями и совещаниями»».

Для создания типа совещания или коллегиального органа откройте приложение «Типы совещаний и коллегиальные органы» и нажмите «+Тип совещания/Коллегиальный орган».

Внесите данные о типе совещания/коллегиальном органе.

Основные данные

Наименование типа совещания/коллегиального органа* – укажите краткое наименование типа совещания или коллегиального органа, который вы хотите создать.

В протокол заседания вносятся вопросы для рассмотрения* – укажите, что именно необходимо вносить в протокол мероприятия.
При выборе «Да» будет возможно внести повестку вопросов к мероприятию.
При выборе «Нет» в протокол будут внесены поручения по протоколу.

Доступен для создания мероприятия* – укажите «Да», тогда создаваемый вами тип будет доступен для выбора при создании мероприятий. Скорректируйте на «Нет», если этот тип совещания/коллегиальный орган необходимо скрыть из выбора.

Мероприятия проводятся внутри системы?* – укажите «Да», если все участники мероприятия являются пользователями системы ELMA365. Укажите «Нет», если в составе участников мероприятия будут пользователи, которые не работают в системе.

Требуется внесение проекта решения по вопросам* – укажите «Да», если при создании вопроса требуется внесение проекта решения.

Вид для создания поручений по итогам мероприятия – укажите вид поручений, который будет предустановлен при их создании по результатам мероприятия.

Вопросы для данного мероприятия должны обязательно содержать сопроводительные материалы* – При выборе «Да» – при создании вопроса для рассмотрения на мероприятии, поле «Материал к рассматриваемому вопросу», будет обязательным для заполнения.
При выборе «Нет» - при создании вопроса для рассмотрения на мероприятии, поле «Материал к рассматриваемому вопросу» будет необязательным для заполнения.

Вопросы для данного мероприятия должны обязательно содержать формулировку обоснования решения* – При выборе «Да» – при создании вопроса для рассмотрения на мероприятии, поле «Обоснование решения по вопросу», будет обязательным для заполнения. При выборе «Нет» - при создании вопроса для рассмотрения на мероприятии, поле «Обоснование решения по вопросу» будет необязательным для заполнения.

Необходимо указать повестку* – укажите, обязательна ли повестка для этого типа совещания. В случае, если будет выбран вариант «Да», то при создании мероприятия таблица с повесткой будет обязательна к заполнению. В случае, если будет выбран вариант «Нет», то при создании мероприятия таблица с повесткой будет скрыта, но у пользователя останется возможность указать вопросы, которые необходимо рассмотреть.

Участники мероприятия

Секретарь встречи* – укажите пользователя, который будет иметь право создавать мероприятия этого типа и формировать протоколы.

Председатель* – укажите Ф.И.О. председателя.

Участники мероприятия работающие в системе* – укажите участников, которые обязательно принимают участие в мероприятиях и являются активными пользователями системы.

Ответственные за организацию мероприятия

Ответственный за проведение мероприятия* – при создании мероприятия указанный пользователь будет предзаполнен в соответствующем поле. Пользователю будет доступна информация для организации проведения мероприятия

Ответственный за внесение информации от внешних участников мероприятия* – указанному пользователю будет поставлена задача на внесение решения от внешних участников мероприятия.

Настройки протокола и выдержки из протокола

Подробная информация по заполнению этой части формы размещена здесь.

Настройки согласования вопроса

Вопросы для данного мероприятия должны быть согласованы – включает или выключает механизм контроля срока действия согласования.

Срок актуальности согласования (в календарных днях) – это период времени, в течение которого одобрение вопроса действительно. Если вопрос не рассмотрели за этот срок, он будет направлен на повторное согласование или переведен в статус Аннулирован.

Вопрос нуждается в пересогласовании после истечения срока актуальности*– настройка, которая определяет, будет ли система автоматически отправлять вопрос на повторное согласование, когда срок актуальности истёк.

Данные о сроках предоставления информации

Срок корректировки даты мероприятия – за указанное количество дней будет скрыта возможность корректировки даты и времени проведения.

Срок корректировки повестки мероприятия – за указанное количество дней будет запрещено корректировать повестку мероприятия.

Если в поле «Мероприятия проводятся внутри системы» указано «Нет», заполните данные о председательствующем и участниках мероприятия на вкладке «Данные об участниках, не работающих в системе».

Ф.И.О. председателя, не работающего в системе – укажите Ф.И.О. председателя, который не зарегистрирован в системе.

Ответственный за согласование мероприятия – укажите ответственного за согласование мероприятия.

Участники мероприятия, не работающие в системе – укажите непосредственных участников мероприятия, которые не зарегистрированы в системе.

На вкладке «Настройка сроков задач» укажите единицу измерения срока исполнения задачи и длительность выполнения задач, которые могут быть поставлены при создании, согласовании вопросов, заседаний, протоколов к заседаниям этого типа совещаний.

Нажмите «Сохранить»

Таким образом, данный справочник служит центральным инструментом настройки всего раздела, обеспечивая единообразие процедур при гибкой адаптации под специфику разных видов мероприятий. Через его настройки реализуется стандартизованный, но при этом индивидуально настраиваемый подход к автоматизации заседаний, что делает его ключевым элементом для эффективного управления корпоративными процессами принятия решений.

В процессе согласования Вопрос для рассмотрения может приобретать следующие статусы:

Согласование – вопрос находится на этапе согласования ответственными пользователями после его создания.

Доработка – вопрос возвращен инициатору на доработку после получения отрицательного решения на одном из этапов согласования или экспертизы.

Ожидает включения в повестку – вопрос успешно прошел все этапы согласования и ожидает включения в повестку конкретного мероприятия.

Включен в повестку – вопрос был добавлен секретарем в повестку предстоящего заседания или совещания.

Истек срок согласования – вопрос автоматически переведен в данный статус после 30 дней нахождения в статусе «Ожидает включения в повестку».

Регулярный вопрос – специальный статус для вопросов, которые настроены на автоматическое включение в повестку всех мероприятий указанного типа.

Работа завершена – финальный статус, присваиваемый после рассмотрения вопроса на мероприятии и полного исполнения всех поручений по нему.

Аннулирован – вопрос был снят с рассмотрения. Статус применяется при прерывании процесса обработки и по умолчанию скрыт с канбан-доски.

Приложение «Вопросы для рассмотрения на мероприятии» предназначено для централизованного сбора, предварительной обработки и согласования тем, выносимых на обсуждение в рамках предстоящих заседаний и совещаний.

Это приложение является отправной точкой в процессе подготовки мероприятия. Здесь инициаторы формируют карточку вопроса, в которой не только указывают его суть, но и обоснование, необходимые материалы, назначают докладчиков и ответственных исполнителей. Логика работы, включая необходимость согласования, проведения экспертизы проекта решения и сроки выполнения задач, определяется настройками конкретного типа совещания в справочнике «Типы совещаний и коллегиальные органы».

Созданный вопрос проходит установленный маршрут согласования. После успешного прохождения всех этапов вопрос автоматически переходит в статус «Ожидает включения в повестку», формируя пул одобренных тем для планирования мероприятий. Для регулярных вопросов предусмотрена возможность автоматического включения в повестку всех заседаний указанного типа.

Таким образом, приложение обеспечивает структурированную и контролируемую подготовку повестки, позволяя заблаговременно прорабатывать содержание будущих обсуждений, и формализовать процедуру их одобрения.

Создавать необходимые вопросы могут пользователи, которые включены в группу «Создание вопроса для рассмотрения».

Для создания Вопроса для рассмотрения на мероприятии необходимо обратиться к разделу «Управление заседаниями и совещаниями» и включенному в него приложению «Вопросы для рассмотрения на заседании мероприятии».

Для создания нового вопроса нажмите «+ Вопрос для рассмотрения на мероприятии».

Внесите информацию о вопросе.

Информация о вопросе для рассмотрения:

Формулировка вопроса - сформулируйте и запишите краткое название вопроса, которое будет отображаться в повестке мероприятия и списках вопросов.

Тип совещания/Коллегиальный орган – выберите из выпадающего списка совещание или коллегиальный орган, на котором необходимо рассмотреть вопрос. От этого выбора зависит дальнейший маршрут движения вопроса и набор доступных полей на форме.

Содержание вопроса – укажите подробное описание сути вопроса, раскрывающее проблему и контекст для участников обсуждения.

Обоснование решения по вопросу – внесите аргументы и предпосылки для предлагаемого решения, помогающие понять его необходимость и обоснованность.

Материал к рассматриваемому вопросу – загрузите файлы с дополнительными материалами: аналитическими справками, черновиками решений, отчетами и другими документами, необходимыми для рассмотрения вопроса.

Регулярный вопрос – при выборе варианта "Да" данный вопрос будет автоматически включаться в повестку каждого нового мероприятия указанного типа.

Необходима экспертиза проекта решения по вопросу – выбор «Да» запускает этап совместного редактирования проекта решения и сбора комментариев назначенными экспертами. Это позволяет провести всестороннюю оценку документа до вынесения на обсуждение. При выборе «Нет» данный этап пропускается.

Эксперты – укажите пользователей, которые будут проводить оценку проекта решения. Эксперты получат задачу на анализ и комментирование документа, их замечания будут учтены при доработке проекта перед рассмотрением на мероприятии.

Докладчик – укажите пользователя, который будет представлять вопрос и докладывать по нему во время совещания или заседания коллегиального органа.

Заинтересованные лица/согласующие* – внесите пользователей, которые обладают содержательной или формальной заинтересованностью в вопросе. Этим лицам будет поставлена задача на согласование материалов вопроса до его рассмотрения.

Соисполнители – выберите пользователей, которые будут вести работу по подготовке и проработке данного вопроса. 

Наблюдатели – назначьте пользователей, которые смогут просматривать вопрос для рассмотрения на мероприятии и следить за ходом работы с ним, не являясь активными участниками процесса. 

Настройка сроков выполнения задач: 

Единица измерения срока исполнения задачи – укажите из выпадающего списка один из вариантов: «Рабочие часы» или «Рабочие дни». 

Длительность выполнения задачи по экспертизе проекта решения по вопросу – внесите количество дней/часов, отводимых на проведение экспертизы. 

Длительность выполнения задачи по согласованию вопроса руководителем инициатора – укажите количество дней/часов, необходимых для выполнения задачи согласования. 

Длительность выполнения задачи по согласованию заинтересованными подразделениями – укажите количество дней/часов, необходимых для выполнения задачи согласования. 

После заполнения всех необходимых полей необходимо нажать на кнопку «Сохранить» 

На этом этапе создание Вопроса для рассмотрения на мероприятии будет завершено. 

Таким образом, процесс согласования вопроса представляет собой формализованный этап предварительного одобрения материалов перед их вынесением на рассмотрение.

Последовательное согласование ответственными лицами гарантирует, что содержание вопроса соответствует регламентам, обладает необходимой полнотой и обоснованностью. Утвердительное решение на данном этапе позволяет вопросу перейти в статус готовности к включению в повестку, в то время как отрицательное – инициирует его доработку, обеспечивая контроль качества на ранних стадиях подготовки.

Процесс экспертизы проекта решения представляет собой углубленную аналитическую стадию подготовки вопроса к рассмотрению.

Параллельная работа назначенных экспертов позволяет комплексно оценить содержательную часть проекта решения с разных профессиональных позиций. Встроенные инструменты комментирования и редактирования обеспечивают прозрачный и документированный процесс совместной работы, фиксируя весь спектр предложений и замечаний.

Данный процесс гарантирует, что все правки были корректно внесены и учтены, а итоговый документ обладает необходимой полнотой и качеством для вынесения на коллегиальное рассмотрение. Механизм повторной проверки замыкает цикл качества документа, обеспечивая его соответствие установленным стандартам и требованиям.

Процесс доработки вопроса является итеративным этапом, направленным на устранение замечаний, выявленных в ходе согласования.

Данный механизм обеспечивает непрерывное улучшение содержания вопроса: автор получает конкретную обратную связь от согласующих и оперативно вносит необходимые правки. Возможность повторного направления на согласование замыкает цикл «обратная связь - исправление - проверка», гарантируя, что в итоге на рассмотрение будет вынесен качественный и согласованный материал.

Таким образом, пройдя последовательные этапы согласования, экспертизы и проверки, вопрос для рассмотрения завершает свой подготовительный жизненный цикл.

Согласование обеспечивает официальное одобрение целесообразности и содержания вопроса уполномоченными лицами. Экспертиза гарантирует глубокую профессиональную проработку проекта решения, его корректность и соответствие требованиям. Финальная проверка данных подтверждает, что все замечания учтены, а документ готов к дальнейшим действиям.

Вопрос, успешно прошедший все эти стадии, автоматически переходит в статус «Ожидает включения в повестку». Это означает, что материал полностью подготовлен, все необходимые согласования и проверки получены, и он готов к рассмотрению на ближайшем соответствующем мероприятии. Данный статус служит точкой передачи ответственности от инициатора и экспертов секретарю или ответственному за формирование повестки для включения в конкретное заседание или совещание.

Весь этот многоэтапный процесс обеспечивает высочайшее качество и обоснованность материалов, выносимых на коллегиальное обсуждение, что в итоге значительно повышает эффективность и результативность проводимых мероприятий.

После создания мероприятия система автоматически направит его по маршруту, определенному его типом.
В зависимости от того, на каком этапе организации находится мероприятие, система присвоит ему соответствующий статус.

Согласование повестки – мероприятие находится на согласовании у ответственных пользователей. На этом этапе утверждается состав вопросов для обсуждения.

Подготовка – повестка мероприятия была согласована, секретарь и рабочая группа осуществляют организационную работу и финальную подготовку к проведению.

Проведено – мероприятие завершено, по его итогам создан протокол. 

Отменено (финальный) – проведение мероприятия было отменено секретарем.

Приложение «Совещания и заседания» является центральным инструментом для планирования и организации всех видов коллегиальных мероприятий. Здесь секретарь получает возможность создать мероприятие, наполнить его содержанием и управлять процессом подготовки к проведению.

После сохранения карточки система автоматически запускает бизнес-процесс согласования данных мероприятия. Это обеспечивает контроль достоверности информации и позволяет своевременно вносить корректировки до момента официального проведения заседания.

Для создания мероприятия в системе ELMA365 откройте приложение «Совещания и заседания» и нажмите «+Мероприятие».

Укажите данные планируемого мероприятия.

Основные данные мероприятия

Совещание/Коллегиальный орган – выберите из списка доступных вам в качестве секретаря совещаний и коллегиальных органов. От этого выбора зависят настройки мероприятия и состав участников.

Наименование мероприятия – укажите краткое и понятное название, отражающее суть проводимого мероприятия.

Предыдущее совещание – выберите из списка предыдущую встречу по обсуждаемому вопросу, если это необходимо.

Время и место проведения мероприятия

Дата начала мероприятия – установите точную дату и время начала мероприятия.

Дата окончания мероприятия – установите точную дату и время планируемого завершения.

Формат мероприятия – выберите из двух вариантов: «Очное» или «Заочное». Выбор формата определяет необходимость заполнения адреса проведения.

Адрес проведения мероприятия – укажите адрес, в том числе, номер переговорной. Поле обязательно для заполнения в случае, если выбран очный формат мероприятия.

Ссылка для подключения к мероприятию – укажите URL-адрес для онлайн-подключения.

Ответственные за подготовку

Ответственный за проведение мероприятия – назначьте пользователя, координирующего подготовку и проведение мероприятия.

Рабочая группа мероприятия – добавьте пользователей, которые участвуют в организационной работе по подготовке мероприятия.

После заполнения основных данных перейдите к формированию повестки мероприятия и внесению информации об участниках мероприятия.

На вкладке «Повестка мероприятия» выберите вопрос для встречи из списка согласованных по данному совещанию/коллегиальному органу и заполните время рассмотрения вопроса. В колонке «Вопросы для рассмотрения» будут доступны только те вопросы, которые находятся в статусе «Ожидает включения в повестку». 

Таблица «Повестка мероприятия» может содержать регулярные вопросы.

Далее заполните вкладку «Информация об участниках мероприятия». 

Если мероприятие проводится внутри системы, вам будет доступно поле:

Председатель – по умолчанию будет указан пользователь, который был выбран в качестве председателя при создании типа совещания/коллегиального органа, его можно скорректировать.

Участники мероприятия – работающие в системе - заполнится пользователями из справочника «Типы совещаний и Коллегиальные органы». При необходимости пользователей в данном поле можно скорректировать.

Приглашенные участники мероприятия – укажите пользователей, которые не являются членами совещания или коллегиального органа, но будут принимать участие в заседании.

Требуется внести участников мероприятия, не работающих в системе – укажите «Да»,  если требуется внести участников, не работающих в системе:

1) Поле «Ответственный за внесение информации от внешних участников» будет заполнено из справочника «Типы совещаний и коллегиальные органы», при необходимости его можно скорректировать.

2) Поле «Участники мероприятия, не работающие в системе» – отображается, если указано, что мероприятие проводится вне системы и заполнится пользователями из справочника «Типы совещаний и коллегиальные органы». При необходимости пользователей можно скорректировать. В столбце «Является членом коллегиального органа» необходимо сделать отметку о роли по каждому участнику.

После заполнения всех полей необходимо нажать кнопку «Сохранить»

На этом создание Мероприятия будет завершено. 

Далее Мероприятие будет отправлено на согласование ответственным пользователям. 

После согласования данных мероприятия пользователям, включенным в состав коллегиального органа, будет поставлена задача на ознакомление с данными мероприятия. 

Процесс согласования данных мероприятия служит критически важным контрольным этапом, гарантирующим достоверность и полноту информации о предстоящем заседании или совещании.

Формализованная процедура проверки уполномоченными лицами позволяет своевременно выявлять и устранять ошибки в планировании, обеспечивая тем самым высокий уровень организации мероприятия. Механизм последовательного согласования и доработки создает замкнутый цикл контроля качества, который минимизирует риски несвоевременного информирования участников, некорректного формирования повестки и других организационных сбоев, способных повлиять на результативность коллегиальной работы.

Процесс ознакомления участников с данными мероприятия завершает цикл подготовки и обеспечивает синхронизацию информации между всеми вовлеченными сторонами.

Данный этап гарантирует, что каждый участник заблаговременно получает полную и актуальную информацию о предстоящем мероприятии, что способствует качественной подготовке к обсуждению и повышает общую эффективность коллегиальной работы. Механизм обратной связи позволяет оперативно выявлять и устранять возможные недочеты до момента проведения мероприятия.

После успешного прохождения всех этапов согласования и ознакомления мероприятие переходит в заключительную стадию подготовки.

Действия секретаря на этапе подготовки:

• Контроль подтверждения участия - отслеживание статусов задач «Ознакомиться с данными мероприятия» от всех участников.
• Корректировка данных - при необходимости внесение изменений в повестку или состав участников (в соответствии с настройками типа совещания).
• Подготовка материалов - формирование полного пакета документов для участников на основе утвержденной повестки.
• Техническая подготовка - организация площадки проведения, проверка оборудования, тестирование онлайн-подключения (для смешанного или дистанционного формата).

• Напоминание участникам о предстоящем мероприятии за установленный в настройках промежуток времени.
• Блокировка редактирования отдельных данных мероприятия (при наличии соответствующих ограничений в типе совещания).
• Подготовка системы к фиксации хода проведения мероприятия и последующему протоколированию.

Заключительный этап подготовки мероприятия интегрирует результаты всех предыдущих процессов в готовность к проведению коллегиального обсуждения.

Систематизированный подход к завершающим действиям гарантирует, что к моменту начала мероприятия все организационные вопросы решены, участники проинформированы и подготовлены, а техническая инфраструктура функционирует должным образом. Это создает оптимальные условия для продуктивной работы и достижения целей мероприятия, обеспечивая плавный переход от этапа планирования к этапу проведения.

Карточка мероприятия - это комплексное рабочее пространство, предоставляющее секретарю и другим уполномоченным сотрудникам полный доступ ко всей информации о предстоящем или проведенном совещании. Здесь сосредоточены не только основные данные, но и инструменты для оперативного управления мероприятием на всех этапах его жизненного цикла. 

В карточке доступны для просмотра и редактирования все ключевые разделы: основные параметры мероприятия, детальная повестка с вопросами для обсуждения, полный список участников и ход согласования.
Однако если мероприятие было проведено, то в его карточке не будут отображаться возможности редактирования и каких-либо действий с мероприятием. 

Особенностью интерфейса является контекстно-зависимое отображение доступных действий - кнопки для редактирования тех или иных данных появляются в зависимости от текущего статуса мероприятия и прав пользователя.
В любой момент Секретарь или иной сотрудник, имеющий доступ к просмотру Мероприятия, может открыть карточку документа и ознакомиться со всей внесённой ранее информацией. 

Внесение изменений в Мероприятие возможно Секретарем мероприятия в статусе «Подготовка» при нажатии соответствующих кнопок в карточке мероприятия на вкладке «Редактирование данных мероприятия». 

«Создать протокол мероприятия» - Запускает процесс фиксации итогов мероприятия. При нажатии запуская процесс формирования протокола мероприятия.

«Редактировать дату и время проведения» - Позволяет изменить временные параметры мероприятия. После сохранения изменений система автоматически уведомит всех участников об актуализации данных.

«Изменить состав членов коллегиального органа, участвующих в мероприятии» - Открывает диалог для корректировки списка участников, которые являются пользователями системы и членами коллегиального органа.

«Изменить состав участников, не работающих в системе» - Предназначен для редактирования списка внешних участников (не являющихся пользователями ELMA365).

«Редактировать ссылку на подключение к мероприятию» - Позволяет обновить или добавить ссылку для онлайн-подключения к мероприятию (актуально для дистанционного или гибридного формата).

«Изменить состав рабочей группы мероприятия» - Открывает интерфейс для управления списком ответственных за подготовку и организацию мероприятия (рабочая группа).

Блок статусов «Листы согласования» и «Листы ознакомления» - Информационный блок, отображающий ход и результаты процессов согласования и ознакомления. Показывает, сколько пользователей выполнили задачу (например, «согласовано 1/5»).

«Аннулировать» - Кнопка для отмены мероприятия. Доступно в статусах «Согласование повестки» и «Подготовка». Переводит мероприятие в статус «Аннулирован» и прекращает все связанные процессы.

Если при открытии карточки некоторые кнопки не отображаются, значит, на редактирование этих данных стоит ограничение по времени редактирования до мероприятия. 

Аннулирование мероприятия возможно только в статусах «Согласование повестки», «Подготовка» Секретарем мероприятия.
Таким образом, карточка мероприятия служит единой точкой управления для секретаря, объединяя в одном месте возможности по планированию, согласованию, корректировке и подведению итогов. Это обеспечивает целостность данных, контроль над процессом подготовки и прозрачность на всех этапах проведения коллегиального мероприятия. 

Статус «Проведено» отмечает завершение активной фазы мероприятия и начало этапа фиксации итогов и контроля исполнения.

Переход мероприятия в данный статус означает, что коллегиальное обсуждение состоялось, и система готова к документированию принятых решений. На этом этапе происходит трансформация живого обсуждения в формализованные процессы работы с протоколом, создание поручений и постановку задач ответственным исполнителям. Это важнейший переходный момент, когда дискуссия преобразуется в конкретные управленческие действия и дальнейший контроль их выполнения.

Протокол мероприятия является итоговым документом, фиксирующим ход проведения заседания и принятые коллегиальные решения. Он представляет собой официальное подтверждение состоявшегося обсуждения и служит основой для дальнейшей работы по реализации принятых решений.

Приложение "Протоколы встреч" хранит информацию обо всех документах, созданных в системе.

Формирование и доработка – протокол находится на этапе подведения итогов или корректировки после отказа в согласовании. возвращен на доработку после получения отрицательного решения от одного из согласующих.
Регистрация – протокол находится на регистрации. В случае, если типом совещания предусмотрена автоматическая регистрация, протокол проходит этот статус почти незаметно для пользователя. В случае, если типом совещания предусмотрена ручная регистрация, статус означает, что задача по регистрации документа находится в процессе выполнения.
Согласование – протокол создан и направлен на согласование ответственным пользователям. На этом этапе согласующие изучают внесенные данные и принимают решение.
Подписание – секретарь обеспечивает подписание протокола.
Исполнение – протокол успешно согласован всеми ответственными лицами. Система автоматически создает пункты протокола и поручения, начинается этап контроля их исполнения.
Исполнен – все поручения, созданные на основании протокола, выполнены. Все пункты протокола имеют финальный статус. Жизненный цикл протокола завершен.

Протокол встречи является итоговым документом, фиксирующим ход проведения мероприятия и принятые коллегиальные решения. Его формирование представляет собой многоэтапный процесс, начинающийся либо автоматически после завершения заседания, либо по инициативе секретаря. 

Необходимость создания протокола и параметры, по которым будет происходить его формирование, определяются на уровне типа совещания/ коллегиального органа.

Требуется создание протокола в системе* – необходимо выбрать значение «Да», если после проведения мероприятия должен быть сформирован протокол. При выборе пользователем значения «Нет» процесс формирования протокола не будет запущен.

В ходе утверждения протокола возможна его корректировка* – в случае, если пользователь укажет «Да», после отказа в согласовании протокол будет возвращен секретарю на доработку. При выборе пользователем значения «Нет» внести изменения будет невозможно.

Ответственные за согласование протокола* – пользователи, которым будет поставлена задача «Согласовать протокол» после внесения итогов секретарем.

Дело для регистрации протокола* – выберите дело, в котором будет зарегистрирован протокол.

Способ внесения протокола* – выберите из предложенного списка один из способов.

Если указан способ «Генерация по шаблону», то в поле «Шаблон протокола» необходимо выбрать из предложенного списка один из используемых шаблонов.
Если указан способ «Загрузить файл», то при формировании итогов необходимо будет самостоятельно загрузить файл протокола.
Если указан способ «Выбирать при внесении данных протокола», то выбор способа внесения протокола будет сделан в момент внесения данных протокола. 

Шаблон выписок из протокола* – выберите из предложенного списка шаблон, который будет использоваться при формировании выписок из протокола этого типа совещания/ коллегиального органа.

Необходимо согласование протокола участниками мероприятия* – укажите «Да», чтобы участники мероприятия получили задачу согласования протокола после его создания. При выборе «Нет» задача согласования протокола не будет поставлена.

Для создания протокола встречи откройте карточку мероприятия и нажмите кнопку «Сформировать итоги мероприятия». Действие становится доступно, когда мероприятие переходит в статус «Подготовка».

Запустить процесс формирования итогов может только секретарь мероприятия.

В случае, если секретарь не начал вносить итоги раньше, формирование итогов будет запущено автоматически после завершения мероприятия.

Задача «Сформировать итоги»

После запуска процесса формирования итогов мероприятия секретарю встречи будет поставлена задача «Сформировать итоги».

Для выполнения задачи перейдите на вкладку «Формирование итогов» и внесите необходимые данные для каждого из вопросов (решение и итоги голосования).

В системе предусмотрена возможность выдать поручения по каждому из вопросов. Для того, чтобы поручения были автоматически созданы, в поле «Выдать поручения» укажите вариант «Да».

После этого на форме задачи отобразится таблица «Данные поручений». Укажите в ней информацию, на основе которой система автоматически создаст поручения.
Важно! Для каждого пользователя, указанного в колонке «Исполнитель» будет создано отдельное поручение.

В блоке «Следующий шаг» выберите дальнейшее действие с вопросом:

Завершить рассмотрение – после согласования и исполнения протокола (если эти этапы предусмотрены настройками протокола), вопрос будет считаться рассмотренным.

Рассмотреть повторно – вопрос перейдет в статус «Ожидает включения в повестку».

Перенести на другой тип заседания – при выборе этого варианта на форме будет отображено поле «Новый тип совещания». Необходимо указать тип совещания, на котором должен быть рассмотрен вопрос. После сохранения в общие итоги вопрос перейдет в статус «Ожидает включения в повестку».

После внесения информации нажмите «Сохранить в общие итоги». 

В случае, если при сохранении итогов, вы получите уведомление от системы с текстом «Не хватает информации для сохранения решения по вопросу», заполните обязательные поля и повторите попытку сохранить.  

Если на мероприятии были рассмотрены вопросы вне повестки, вы можете их добавить в итоги.

Для этого в поле «Вопросы вне повестки рассматривали?» укажите значение «Да». После этого на форме будет отображена кнопка «+Вопрос вне повестки». Нажмите на нее, чтобы добавить вопрос.

Если вопрос вне повестки был добавлен ошибочно, вы можете удалить его из итогов мероприятия. Для этого нажмите кнопку «Исключить вопрос вне повестки».

Если необходимо исправить информацию о вопросах, воспользуйтесь полями, расположенными в блоке «Навигация по вопросам».

Поле «Группа вопросов» позволяет выбрать с какой группой необходимо продолжить работу – с вопросами по повестке или вопросами, рассмотренными вне повестки.

Поле «Список вопросов» позволяет выбрать вопрос, данные по которому необходимо скорректировать.

Задача «Проверить протокол»

После завершения задачи «Сформировать итоги» в случае, если системой предусмотрена генерация протокола по шаблону, секретарю мероприятия будет поставлена задача «Проверить протокол».

Для выполнения задачи ознакомьтесь со сгенерированным файлом на вкладке «Проект протокола».
Если указанные данные верны и протокол сформирован корректно, нажмите «Завершить проверку».

Протокол формируется на основании указанных ранее данных. Если необходимо их скорректировать, внесите изменения на вкладках «Основные данные», «Формирование итогов» и нажмите «Отправить на повторную генерацию».

Процесс согласования протокола встречи обеспечивает легитимность и достоверность фиксации итогов коллегиального обсуждения.

Многоуровневая проверка данных ответственными лицами гарантирует, что протокол точно отражает ход мероприятия и принятые решения. Механизм согласования и доработки создает замкнутый цикл контроля качества документа, обеспечивая его соответствие установленным стандартам делопроизводства и корпоративным требованиям. Это превращает протокол в документ с юридической силой, служащий основанием для дальнейшей исполнительской деятельности.

Возможность редактирования протокола после его формирования обеспечивает гибкость работы с итоговыми документами и позволяет оперативно вносить необходимые корректировки.

Автоматический запуск повторного согласования после сохранения изменений гарантирует, что все правки будут проверены и утверждены ответственными лицами. Данный механизм поддерживает актуальность и достоверность протокольных данных, соблюдая установленные процедуры согласования документов в организации.

Процесс редактирования протокола завершает комплекс возможностей по работе с итоговыми документами мероприятий, обеспечивая полный и гибкий контроль над документацией коллегиальных органов.

Протокол переходит в статус «Исполнение» в случае, если в процессе формирования итогов секретарь создал поручения по протоколу. Протокол будет находиться в статусе «Исполнение» до тех пор, пока поставленные поручения не будут исполнены или отменены.

Информация о выданных поручениях хранится в карточке пункта протокола, к которому создано поручение.

Доступ к пунктам протокола имеют:

• ответственный за подготовку вопроса,
• секретарь коллегиального органа,
• председатель
• докладчик
• пользователи, включенные в группу «Ответственные за настройку раздела «Управление заседаниями и совещаниями»»,
• пользователи, включенные в группу«Пользователи с правом на просмотр пункта протокола».

Протокол переходит в статус «Исполнен» в случае, когда все поставленные поручения исполнены или отменены.
Если в процессе формирования итогов секретарь не создал поручения по протоколу, протокол переходит в статус «Исполнен» сразу после подписания.

Пункты протокола представляют собой структурированную систему контроля исполнения решений, принятых в ходе мероприятия. Каждый пункт формируется автоматически на основе повестки встречи и содержит конкретные решения и поручения, зафиксированные в протоколе. Данный механизм обеспечивает прозрачный переход от фиксации результатов обсуждения к практической реализации принятых решений. 

После внесения в систему решений по повестке мероприятия система автоматически генерирует электронный документ «Пункт протокола» в разделе «Управление заседаниями и совещаниями» в приложении «Пункты протокола встречи». 

Пункт протокола находится в статусе «Исполнение» до тех пор, пока все поручения по пункту протокола не будут выполнены (переведены в статус «Исполнено»). Поручения к пункту протокола создаются на этапе внесения решений по пункту протокола в систему после согласования протокола мероприятия. 

После выполнения всех поручений пункт протокола переводится в статус «Исполнен». 

Таким образом, система работы с пунктами протокола создает замкнутый цикл контроля исполнения: от автоматического создания на основе решений протокола до перевода в финальный статус после выполнения всех связанных поручений. Это позволяет обеспечить полный учет и системный мониторинг выполнения всех решений, принятых на коллегиальных мероприятиях, позволяет реализовать их своевременное и полное исполнение. 

Решение «Управление заседаниями и совещаниями» представляет собой целостную экосистему, которая охватывает весь жизненный цикл коллегиальной работы - от первичной инициативы обсуждения вопроса до фиксации результатов и контроля исполнения принятых решений. Через взаимосвязанную работу ключевых элементов - вопросов, мероприятий, протоколов и поручений - система обеспечивает не просто автоматизацию отдельных процессов, а создает единую среду для управления корпоративной дискуссией и принятия решений. 

Особую ценность решению придает гибкость его архитектуры, где вся бизнес-логика централизованно настраивается через типы совещаний и единые настройки раздела. Это позволяет легко адаптировать систему под различные регламенты и виды коллегиальной деятельности, сохраняя при этом стандартизированный подход к документированию и согласованию. Автоматизация рутинных операций - от создания поручений до генерации документов по шаблонам - высвобождает время сотрудников для содержательной работы, минимизируя риски человеческих ошибок. 

В результате внедрения решения организация получает не просто инструмент для проведения совещаний, а комплексную систему управления коллегиальными процессами. Она обеспечивает прозрачность, исполнительскую дисциплину и документальную фиксацию на всех этапах - от выдвижения инициатив об исполнении. Это превращает совещания из дискуссионных площадок в эффективный механизм стратегического управления с помощью грамотно выстроенного решения.