Приложение «Протоколы встреч»

Сделали прозрачнее

Заполнять решения по вопросам теперь можно прямо из общей таблицы итогов – без переключения между вкладками.

Дальнейший маршрут вопроса находится рядом с решением, а не в отдельной таблице.

Вкладка с проектом появляется, когда файл нужен – даже если его ещё нет. Система подскажет, когда он появится. А информацию «файла не будет» вы увидите на боковой панели.

Теперь можно добавить приглашённых участников прямо при формировании протокола, даже если они не значились изначально. Список всегда актуален – даже при изменениях по ходу.

Приложение «Типы совещаний и коллегиальные органы»

Сделали понятнее

Навели порядок на формах:

• Сгруппировали связанные настройки – вопросы и участники рядом, оформление итогов – отдельно.
• Уточнили названия полей и добавили подсказки, чтобы заполнять форму стало проще.
• Сроки выполнения задач распределили по объектам – вопрос, мероприятие, протокол и перестали запрашивать лишнее.
• Упростили выбор обязательных сопроводительных материалов к вопросу. Отметьте только нужные, вместо выбора по каждому типу материалов «да» или «нет».

Пересмотрели логику

Файл, согласование и ознакомление протокола теперь независимы:

• Согласовать протокол можно без прикреплённого файла.
• Согласующих можно гибко настраивать: председатель, участники или другие согласующие – в любых сочетаниях.
• Сроки согласования и экспертизы вопроса общие для каждого типа совещания. Настраивайте один раз, вместо каждого вопроса индивидуально. 

Приложение «Типы совещаний»

Упростили названия задач при настройке длительности их исполнения в типе заседания:

• Было: «Внесение данных протокола в систему» → Стало: «Формирование итогов».
• Было: «Внесение решений» → Стало: «Обеспечение подписания».

Даём выбрать только актуальный шаблон выписки протокола при настройке типа мероприятия.

Общее

Обсуждать вопрос и протокол стало проще: лента комментариев переехала из узкой панели в отдельную вкладку и стала шире.

Расширили таблицу «Участников мероприятия, не работающих в системе» на ширину окна – теперь даже длинные фамилии и должности отобразим корректно.

Для шаблонов протоколов и выписок из протоколов исключили дублирующие поля и уточнили подсказки.

В мониторе процессов теперь видно:

• Для какого протокола даём доступ участникам к пунктам протокола.
• Какие поручения и пункты протокола отслеживаем, чтобы вовремя перевести протокол в статус «Исполнен».

Провели работу над ошибками

Стабильно сохраняем изменение способа регистрации в настройках раздела.

Исправили опечатки при создании шаблона выписки из протокола и изменении соисполнителей вопроса.

Работа происходит стабильно при большом количестве данных, где ранее могли быть сбои:

• При предоставлении доступа и отслеживании исполнения пунктов протокола.
• При генерации выписки и сохранении истории рассмотрения вопросов.
• При запуске и отслеживании исполнения поручений.

Приложение «Мероприятия»

Сделали надежнее

• Итоги будут вовремя:
  – Формирование итогов мероприятия не ждёт, пока участники ознакомятся с мероприятием.
  – Секретарь может начать заполнять итоги для согласованного мероприятия в любое время.
  – При окончании мероприятия система автоматически ставит секретарю задачу подвести итоги.
• Теперь при подведении итогов внешнего мероприятия вы случайно не исключите всех участников, которые не работают в системе.

• Данные мероприятия теперь сгруппированы по важности: тип и название, время и место, ответственные за проведение.
• Обсуждать мероприятие стало проще: лента комментариев переехала из узкой панели в отдельную вкладку и стала шире.

• При изменении повестки мероприятия теперь можно:

  – работать с повесткой и со списком вопросов,

  – сразу изменить вопросы без дополнительных задач.

Улучшили кнопки действий с мероприятием

• Все кнопки действий собраны в одной вкладке.
• Вместо «Редактировать» и «Аннулировать» теперь просто «Изменить» и «Отменить».
• Подсказок у кнопок стало меньше–ничего не отвлекает.
• Подтвердить изменение достаточно понятным «Сохранить».

Приложение «Протоколы»

Переходим от технических формулировок к простым действиям:
– Задача «Внесите данные протокола» теперь называется «Сформировать итоги».
– Кнопка «Данные протокола внесены» заменена на «Сохранить».
Добавили подсказку при сохранении итогов. Теперь вы знаете, они будут направлены на согласование или генерацию файла протокола.

Общее

Пересмотрели логику

• Исключили поле «Должность председателя, не работающего в системе» из настроек типа заседания.

Провели работу над ошибками в решении

• Ранее при большом количестве вопросов наблюдались сбои при создании и отмене мероприятия, а также при изменении вопросов для рассмотрения на мероприятии. Теперь работа происходит без сбоев.
• При формировании итогов данные о внешних участниках мероприятия теперь обновляются вовремя и отображаются правильно. Раньше иногда показывалась устаревшая информация.
• Участники и председатель сразу получают доступ к просмотру всех вопросов мероприятия. Ранее предоставление доступа могло идти с задержкой.

Пересмотрели логику

• Исключили поле «Редактирование вопроса к мероприятию возможно после согласования его повестки» из настроек типа заседания.
• Запретили отзывать вопрос и редактировать повестку мероприятия после проведения мероприятия.

Приложение «Мероприятия»

Сделали интерфейс понятнее

• Защитили от случайного выбора одинакового времени начала и окончания мероприятия, чтобы не было ошибки создания мероприятия с нулевой длительностью.
• Изменили расположение времени начала и окончания мероприятия - теперь они отображаются рядом.
• Написали короче: изменили название кнопки-действия с «Изменение типа совещания/коллегиального органа для рассмотрения вопроса»на «Изменение типа мероприятия для вопроса», а кнопку для сохранения изменений так и назвали - «Сохранить».
• В карточке мероприятия убрали список вопросов для рассмотрения, если используется повестка. Если есть повестка, то отображается только она.

Сделали удобнее

• Добавили возможность указывать активную (кликабельную) ссылку для подключения: переходите к встрече одним щелчком, без копирования и вставки.
• При доработке итогов мероприятия убрали постоянное требование системы загрузить файл проекта протокола. Система запрашивает его только при таких настройках типа заседания, где он обязателен.
• При согласовании мероприятия добавили возможность работать и с повесткой мероприятия, и со списком вопросов.
• Предоставили возможность секретарю при доработке данных о заседании аннулировать его непосредственно из задачи. Ранее для аннулирования необходимо было возвращаться к форме просмотра заседания.

Сделали надёжнее

• На форме просмотра заседания изменили правила отображения повестки мероприятия – теперь вы увидите повестку, если в ней есть хотя бы один пункт.
• Исправили ошибочное сохранение данных о регулярных вопросах предыдущего типа заседания при изменении типа заседания при создании мероприятия.
• Убрали дублирование задач: если вы участвуете в мероприятии в нескольких ролях, вам придет придет одна задача на ознакомление с материалами совещания/ заседания.
• Убрали дублирование вопросов в повестке при подготовке мероприятия: система не даст добавить один вопрос в повестку дважды при редактировании повестки после ее согласования.
• Убрали дублирование вопросов при доработке итогов мероприятия.

Приложение «Протоколы»

Улучшили

• При загрузке шаблонов протокола и выписки из него в формате, отличном от текстовых, система подскажет, какой формат нужен, и предотвратит ошибку до сохранения документа.
• В процессе создания и утверждения протокола при загрузке скан-копии протокола установили единую точку загрузки на вкладке «Основные данные», а дублирующее расположение на вкладке «Вынесение решений по протоколу» исключили.
• Оптимизировали технический процесс отслеживания исполнения протокола и предотвратили случаи потери данных об исполнении протокола.
• При внесении итогов мероприятия и создании протокола:
  исключили случаи потери решения и итогов голосования в истории рассмотрения вопросов;
  добавили единую таблицу итогов рассмотрения вопросов для работы с повесткой и списком вопросов мероприятия;
  исключили случаи потери итогов рассмотрения вопросов вне повестки.

Провели работу над ошибками

• Выдержка из протокола не генерировалась при работе с поручениями в рамках мероприятия. Ситуация исправлена. При работе с файлом протокола система всегда генерирует выдержку и для вопросов, и для поручений.
• Исправлено поведение системы, при котором при просмотре пункта протокола ошибочно отображались вкладка с выдержкой и кнопка ознакомления с ней, даже если формирование выдержки не предусмотрено.
• Исправлено ошибочное отображение файла протокола при работе с вопросами мероприятия, в случае если создание файла протокола не требуется. Теперь файл протокола отображается корректно.