Заполните системные справочники или убедитесь, что они заполнены корректно.

Создайте записи в приложении «Компании» раздела CRM или убедитесь, что созданные записи корректны.

В справочнике «Настройки раздела» вы можете создать настройки раздела или изменить уже существующие, которые будут применимы ко всем создаваемым входящим и исходящим документам.

Наполнение справочника «Способы отправки исходящего документа» необходимо для указания способа отправки при создании исходящего документа, определения ответственного за его отправку и для поиска всех исходящих документов по такому параметру.

Видят справочник в левом навигационном меню и могут просматривать записи справочника все пользователи.

Создавать записи и редактировать уже созданные записи могут пользователи, состоящие в группе «Ответственные за настройку раздела «Управление корреспонденцией». 

Наполнение справочника «Способы получения входящего документа» необходимо для указания способа получения входящего документа при создании и поиска всех входящих документов по такому параметру.

Видят справочник в левом навигационном меню и могут просматривать записи справочника все пользователи.

Создавать записи и редактировать уже созданные записи могут пользователи, состоящие в группе «Ответственные за настройку раздела «Управление корреспонденцией». 

Нажмите «Сохранить».

Страница просмотра способа получения входящего документа содержит информацию, указанную при его создании.

Данные переменных будут отображены в сгенерированном файле в том формате, в котором были заполнены при создании документа.

Чтобы скорректировать формат отображения данных в сгенерированном файле существуют функции.

Подробнее о функциях, условиях и циклах читайте по ссылке.

Ниже в таблице представлены примеры использования функций с переменными для исходящего документа.

Для создания Шаблона исходящего документа откройте приложение «Шаблоны исходящих документов» (1) и нажмите «+Шаблон исходящего документа» (2). 

Если после генерации по шаблону данные не отображаются в проекте документа, проверьте заполнение полей в исходящем документе исправочниках. Описание проверки заполнения данных описано ниже.

• Если не отображаются данные компании получателя, откройте исходящий документ и нажмите на название компании в поле «Получатель», проверьте заполнение полей в карточке компании.

• Если данные компании не заполнены в карточке, необходимо дополнить информацию в разделе «CRM»в приложении «Компании» и сгенерировать проект документа повторно.

• Если не отображаются данные о регистрации документа, значит при создании документа не была указана функция резервирования номера документа.

Наполнение справочника «Виды исходящих документов» необходимо для определения маршрута обработки документов, для ограничения выбора пользователей, участвующих в процессе обработки документа, и сокращения времени пользователя на заполнение полей при создании документа.

Видят справочник в левом навигационном меню все пользователи.

Создавать и редактировать записи справочника могут пользователи – участники группы «Ответственные за настройку раздела «Управление корреспонденцией». 

Откройте приложение «Виды исходящих документов » (1) и нажмите «+ Вид исходящего документа» (2).

Необходимо проведение экспертизы исходящего документа? 

«Да» – пользователям, указанным в качестве экспертов при создании исходящего документа, необходимо проверить проект документа в режиме совместного онлайн редактирования; 

«Нет» – этап экспертизы будет пропущен.

При выборе «Да» необходимо настроить этап экспертизы:

Длительность выполнения задачи по экспертизе документа – укажите число, которое будет использовано для расчета срока проведения экспертизы.

Длительность выполнения задачи по дополнительной экспертизе – укажите число, которое будет использовано для расчета срока проведения экспертизы для дополнительных экспертов.

Система автоматически рассчитает срок исполнения задачи по правилу текущие дата и время постановки задачи + указанное количество рабочих часов/дней = срок исполнения задачи. 

Длительность выполнения задачи по дополнительному согласованию – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения согласования для дополнительных согласующих.

Согласование документа производится с использованием этапов – выберите способ согласования документа.

«Да» – согласование будет проходить поэтапно, в соответствии с настроенными этапами (таблица «Этапы согласования исходящего документа»).

«Нет» – согласование документа будет выполнено по упрощенной схеме.

Настройка поэтапного согласования

1. Для каждого этапа согласования укажите ответственных в колонке «Согласующие».

2. Выберите тип принятия решения в колонке «Кто должен согласовать на данном этапе?»:

• Все ответственные – переход на следующий этап согласования не выполнится до принятия решения всеми согласующими.
• Один ответственный – переход на следующий этап согласования будет выполнен после принятия решения одним из согласующих. Задача по согласованию будет снята с других участников.

3. Укажите длительность выполнения задачи по согласованию документа в колонке «Длительность выполнения задачи по согласованию». Крайний срок согласования для согласующих будет рассчитан на основании указанной длительности и выбранной единицы измерения в настройках сроков задач. 

Задачи на согласование ответственным формировать параллельно?

«Да» – задача «Согласовать» будет поставлена всем согласующим одновременно; 

«Нет» – задача «Согласовать» будет поставлена всем согласующим последовательно.

Решение по согласованию документа принимают все согласующие?

«Да» – решение по документу будут принимать все согласующие; 

«Нет» – решение будет принимать один согласующий.

Длительность выполнения задачи по согласованию документа – укажите число, которое будет использовано для расчета срока проведения согласования.

В решении разграничены права доступа к документу. Как правило, правом на просмотр обладают пользователи, принимающие участие в процессе создания, подготовки и подписания исходящего документа.

При этом предусмотрена возможность выдать права на просмотр пользователю, не занятому в процессе работы над исходящим документом. Для этого необходимо указать пользователей в качестве наблюдателей при создании исходящего документа. Возможность выбора пользователей в качестве наблюдателей зависит от настроек, установленных в виде исходящего документа. 

Наполнение справочника «Виды входящих документов» необходимо для определения маршрута обработки документов, для ограничения выбора пользователей участвующих в процессе обработки документа и сокращении времени пользователя на заполнение полей при создании.

Видят справочник в левом навигационном меню все пользователи.

Создавать и редактировать записи справочника могут пользователи – участники группы «Ответственные за настройку раздела «Управление корреспонденцией».

Откройте справочник «Виды входящих документов» (1) и нажмите на кнопку «+ Вид входящего документа» (2). 

Наименование вида документа* – укажите наименование вида документа для удобного поиска при создании документа.

Данный вид доступен для создания входящего документа* – укажите «Да» для того, чтобы вид документа отображался для выбора при создании входящего документа. Укажите «Нет», если этот вид необходимо скрыть из списка доступных для выбора при создании входящего документа.

Тема документа – указанная тема будет заполняться автоматически в соответствующем поле при создании входящего документа этого вида.

Юридические лица, от лица которых возможно создание данного вида документа – создание документа этого вида будет возможно только от указанных юридических лиц.

Дело для регистрации документов – выберите из списка дело, в котором будут храниться входящие документы.

Настройки сроков выполнения задач – укажите единицу измерения срока исполнения задачи и длительность выполнения задач по обработке документа.

Ограничение выбора Рассматривающих* – выберите способ ограничения выбора выбор пользователей в поле «Рассматривающий» при создании входящего документа.

• «Не ограничен» – пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании входящего документа.
• «Предопределен, изменяем» – поле «Рассматривающий» будет заполнено значением, указанным в поле «Рассматривающий» в виде документа, и доступно для редактирования при создании входящего документа.
• «Предопределен, не изменяем» – поле «Рассматривающий» будет заполнено значением, указанным в поле «Рассматривающий» в виде документа, и недоступно для редактирования при создании входящего документа.
• «Ограничен списком» – пользователю при создании входящего документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные рассматривающие» в виде документа.

Рассматривающий* – пользователь-исполнитель задачи «Рассмотреть входящий документ». При заполнении этого поля в виде документа, аналогичное поле при создании входящего документа будет заполнено этим же значением. Поле отображается на форме создания вида входящего документа в случае, если поле «Ограничение выбора Рассматривающих» = «Предопределен, изменяем», «Предопределен, не изменяем».

Возможные рассматривающие* – при создании входящего документа этого вида пользователю будет доступен список лиц для выбора в поле «Рассматривающий». Поле отображается на форме создания вида входящего документа в случае, если поле «Ограничение выбора Рассматривающих» = «Ограничен списком». 

Ограничение выбора Наблюдателей* – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Наблюдатели» при создании входящего документа.

• «Не ограничен» – пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании входящего документа.
• «Предопределен, изменяем» – поле «Наблюдатели» будет заполнено значением, указанным в поле «Наблюдатели» в виде документа, и доступно для редактирования при создании входящего документа. 

Ограничение выбора Ознакамливающихся* – выберите способ ограничения выбора выбор пользователей в поле «Ознакамливающиеся» при создании входящего документа.

• «Не ограничен» – пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании входящего документа.
• «Предопределен, изменяем» – поле «Ознакамливающиеся» будет заполнено значением, указанным в поле «Ознакамливающиеся» в виде документа, и доступно для редактирования при создании входящего документа.
• «Предопределен, не изменяем» – поле «Ознакамливающиеся» заполнено значением, указанным в поле «Ознакамливающиеся» в виде документа, и недоступно для редактирования при создании входящего документа.
• «Ограничен списком» – пользователю при создании входящего документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные ознакамливающиеся» в виде документа.

Ознакамливающиеся* – пользователи, которым входящий документ будет направления для сведения, без необходимости выносить решение. При заполнении этого поля в виде документа, аналогичное поле при создании входящего документа будет заполнено этим же значением. Поле отображается на форме создания вида входящего документа в случае, если поле «Ограничение выбора Ознакамливающихся» = «Предопределен, изменяем», «Предопределен, не изменяем».

Возможные ознакамливающиеся* – при создании входящего документа этого вида пользователю будет доступен список лиц для выбора в поле «Ознакамливающиеся». Поле отображается на форме создания вида входящего документа в случае, если поле «Ограничение выбора Ознакамливающихся» = «Ограничен списком».

Нажмите «Сохранить».

После создания входящего документа система автоматически направит его по маршруту, определенному видом документа.

В зависимости от того, на каком шаге создания находится входящий документ, система присвоит ему соответствующий статус.

Рассмотрение – входящий документ ожидает рассмотрения пользователем, ответственным за рассмотрение документа.

Исполнение – входящий документ рассмотрен, по нему вынесены поручения, но еще не выполнены.

Исполнение просрочено – работа по входящему документу по которому не завершена, но срок исполнения прошел.

Исполнен – процесс обработки входящего документа завершен.

Аннулирован – процесс обработки входящего документа был прерван. 

Зарезервировать регистрационный номер – отметьте, если необходимо зарезервировать регистрационный номер при создании документа. Зарезервировать регистрационный номер для документа возможно, только если включена соответствующая функция в настройках раздела. За входящим документом будет оставлен ближайший регистрационный номер и текущая дата.

Вид документа – выберите вид входящего документа из предложенного списка. В соответствии с настройками выбранного вида на форме создания входящего документа отдельные поля будут заполнены заполнены автоматически и/или недоступны для редактирования.

Тема письма - укажите заголовок документа.

Способ получения – выберите способ получения документа.

Наше юридическое лицо – выберите из списка юридическое лицо - адресата.

Направление деятельности – укажите одно или несколько направлений деятельности, к которым относится документ. После создания документ можно будет найти по данному параметру.

В ответ на исходящий документ – выберите исходящий документ, если создаваемый входящий документ был получен в ответ на исходящий документ.

Дата исполнения всех работ по резолюции – укажите дату исполнения всех работ по резолюции. Поле может быть скорректировано в рамках задачи по рассмотрению документа. Заполнение поля на этапе создания входящего документа отключается в настройках раздела участником группы «Ответственные за настройку раздела». 

Контролер исполнения резолюции - укажите пользователя, ответственного за контроль исполнения поручений по резолюции. Поле может быть скорректировано в рамках задачи по рассмотрению документа. Заполнение поля на этапе создания входящего документа отключается в настройках раздела участником группы «Ответственные за настройку раздела».

Отправитель – выберите компанию из справочника.

Исходящий номер – укажите исходящий номер входящего документа.

Дата составления – укажите дату составления входящего документа.

После заполнения полей «Отправитель», «Исходящий номер» и «Дата составления» автоматически происходит проверка на наличие входящих документов с такими же данными в системе. Если в системе найден документ с такими же данными, на форме создания входящего документа будет отображено предупреждение о найденном документе-дубле. В настройках раздела определяется возможность сохранения дублирующего документа (если поле «Возможно сохранить дублированный входящий документ?» = «Да», документ будет сохранен, в противоположном случае – система не даст сохранить входящее письмо). 

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• на вкладках «Входящий документ», «Основные данные» ознакомиться с информацией о входящем письме,
• установить, необходимо ли создание поручений по входящему документу,
• вынести резолюцию – написать вручную или воспользоваться шаблоном резолюции (кнопка «Использовать шаблон резолюции»),
• в случае, если входящее письмо предусматривает создание поручений, необходимо заполнить поля «Контролер исполнения резолюции*» и «Дата исполнения всех работ по резолюции*». 

Варианты решения задачи:

• Черновик резолюции создан – документ будет направлен пользователю, указанному в качестве рассматривающего при создании входящего документа, для рассмотрения и вынесения резолюции. 

Исполнитель задачи:

пользователь, указанный при создании входящего документа в качестве рассматривающего.

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• на вкладках «Входящий документ», «Основные данные» ознакомиться с информацией о входящем письме,
• установить, необходимо ли создание поручений по входящему документу,
• вынести резолюцию – написать вручную или воспользоваться шаблоном резолюции (кнопка «Использовать шаблон резолюции»)
• в случае, если входящее письмо предусматривает создание поручений, необходимо заполнить поля «Контролер исполнения резолюции*» и «Дата исполнения всех работ по резолюции*». 

Варианты решения задачи:

• Резолюция и поручения созданы – если были созданы поручения, входящий документ перейдет в статус «Исполнение». Если вынесена резолюция без поручений – в статус «Исполнен».
• Резолюция внесена. Отправить на создание поручений – рассматривающий может делегировать создание поручений по вынесенной резолюции ответственному сотруднику и указать необходимость проверки созданных поручений. Назначьте ответственного за создание поручения и необходимость проверки внесенных поручений, после чего указанный пользователь получит задачу «Создать поручения по резолюции».
• Документ направлен ошибочно. Вернуть ответственному за документ – если документ направлен на рассмотрение ошибочно, укажите на это в комментарии. Ответственный за документ получит задачу «Изменить рассматривающего документ». 

Исполнитель задачи:

пользователь – ответственный за документ.

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• ознакомиться с комментарием предыдущего рассматривающего и в поле «Новый рассматривающий» указать актуального пользователя.

Варианты решения задачи:

• Рассматривающий скорректирован. Отправить на рассмотрение – пользователь, указанный в поле «Новый рассматривающий» получит задачу «Рассмотреть документ и вынести резолюцию». 

В случае, если рассматривающим принято решение о создании поручений, входящее письмо переходит в статус «Исполнение» и находится в нем до исполнения всех поручений или до наступления срока исполнения поручений. Если срок исполнения поручений наступил, но поручения еще не выполнены, входящее письмо перейдет в статус «Исполнение просрочено».

Подробнее о выполнении поручений читайте здесь.

После выполнения всех поручений входящее письмо перейдет в статус «Исполнено». В случае, если резолюция вынесена без создания поручений, входящее письмо перейдет в статус «Исполнено» сразу после рассмотрения.

После создания исходящего документа система автоматически направит его по маршруту, определенному видом документа.

В зависимости от того, на каком шаге создания находится исходящий документ, система присвоит ему соответствующий статус. 

Экспертиза – проект исходящего документа проходит проверку у экспертов.

Согласование – проект исходящего документа находится на согласовании.

Доработка – проект исходящего документа после прохождения экспертизы находится у ответственного за документ или исходящего документа не был согласован на этапе согласования и требует внесения корректировок.

Подписание – проект исходящего документа ожидает подписания.

Отправка – проект исходящего документа ожидает отправления адресату.

Отправлен – процесс обработки исходящего документа завершен.

Аннулирован – процесс обработки исходящего документа был прерван.

Зарезервировать регистрационный номер – отметьте, если необходимо зарезервировать регистрационный номер при создании документа. Зарезервировать регистрационный номер для документа возможно, только если включена соответствующая функция в настройках раздела. За исходящим документом будет оставлен ближайший регистрационный номер и текущая дата.

Вид документа – выберите вид исходящего документа из предложенного списка. В соответствии с настройками выбранного вида на форме создания исходящего документа отдельные поля будут заполнены заполнены автоматически и/или недоступны для редактирования.

Тема письма – укажите заголовок документа.

Наше юридическое лицо – выберите из списка юридическое лицо - отправителя письма.

Направление деятельности – укажите одно или несколько направлений деятельности, к которым относится документ. После создания документа его будет можно будет найти по данному параметру.

В ответ на входящий документ – выберите входящий документ из списка, если создаваемый исходящий документ является ответным.

Инициатор письма – укажите пользователя, которому будет отправлено оповещение о создании исходящего документа и выдан доступ к просмотру документа. 

Исполнители задачи:

• пользователи, указанные в поле «Эксперты», «Дополнительные эксперты» при создании исходящего документа в приложении «Исходящие документы».

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• ознакомиться с текстом проекта исходящего документа на вкладке «Редактирование исходящего документа»,
• ознакомиться с данными проекта документа на вкладках «Основные данные», «Лента»,
• при необходимости оставить комментарии в тексте проекта исходящего документа. 

Варианты решения задачи:

• Экспертиза завершена – ответственный за документ получит задачу «Доработать проект». 

Задача «Согласовать»

выносится, если видом исходящего документа предусмотрен этап согласования.

Исполнители задачи:

• пользователи, указанные в поле «Согласующие», «Дополнительные согласующие» или в таблице «Согласующие».

Вид согласования (параллельное или последовательное) определяется в зависимости от настроек вида исходящего документа.

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• изучить информацию, размещенную на форме задачи.

Варианты решения задачи:

• Согласовать – проект исходящего документа будет передан на подписание.
• Отказать – ответственный за документ получит задачу «Доработать проект» и комментарий пользователя, отказавшего в согласовании. После доработки проект исходящего документа будет направлен на повторное согласование. 

Задача «Подписать»

ставится после успешно пройденных этапов экспертизы, согласования проекта документа, если они были предусмотрены видом исходящего документа, и в случае, если настройками раздела определено время регистрации документа – после подписания.

Исполнитель задачи:

• пользователь, ответственный за документ.

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• скачать файл, распечатать и подписать его у подписанта (см. поле «Подписант» на форме задачи).

Варианты решения задачи:

• Документ подписан – документ будет зарегистрирован, ответственный за документ получит задачу «Загрузить скан-копию» подписанного документа. 

Задача «Заполнить данные об отправке»

ставится, если способ отправки не был выбран при создании исходящего документа.

Исполнитель задачи:

• пользователь, ответственный за документ.

Что необходимо сделать для выполнения задачи:

• в поле «Способ отправки исходящего документа» выбрать значение из предложенного списка,
• если поле «Ответственный за отправку» после выбора способа отправки не было заполнено автоматически, необходимо указать пользователя, которому будет поставлена задача «Отправить получателю».

Варианты решения задачи:

• Данные об отправке внесены – документ продолжит движение по маршруту, ответственному за отправку будет поставлена задача «Отправить получателю».