Управление настройками раздела доступно администраторам и пользователям, состоящим в группе «Управление справочником «Элементы орг.структуры». 

1. Не синхронизировать – данные в организационных структурах не будут синхронизироваться. Этот метод подходит, если требуется вручную управлять данными в обеих структурах независимо друг от друга. 

2. Синхронизация со справочником – при добавлении элементов в справочник «Элементы орг.структуры», такие же элементы автоматически создаются в орг. структуре ELMA365.

Важно! При выборе этого метода текущие данные в обеих организационных структурах будут очищены. 

3. Заполнить справочник из орг. структуры – используется, если орг. структура системного справочника пуста, но в ELMA365 уже есть актуальная орг. структура. При выборе метода данные из орг. структуры ELMA365 импортируются в справочник, а затем включается автоматическая синхронизация. 

Важно! При этом методе орг. структура системных справочников будет очищена перед импортом данных. 

4. Заполнить орг. структуру из справочника – выбирается, если орг. структура ELMA365 пуста или устарела, а справочник содержит актуальные данные. В этом случае данные из справочника переносятся в ELMA365, после чего включается автоматическая синхронизация. 

Важно! При выборе этого метода текущая орг. структура ELMA365 будет очищена перед импортом данных. 

При выборе методов 3 или 4 синхронизация может занять некоторое время в зависимости от количества элементов. До завершения синхронизации и автоматической установки метода «Синхронизация со справочником» не следует предпринимать действий с системными справочниками, чтобы избежать ошибок или некорректных данных. 

Предназначен для хранения информации об элементах организационной структуры компании, позволяет работать с ней пользователям, не являющимися администраторами. Данные справочника возможно синхронизировать с орг. структурой компании в платформе Элма 365.

Справочник доступен пользователям – участникам группы доступа «Управление справочником «Элементы орг.структуры» и администраторам. 

1. Откройте приложение «Элементы орг.структуры» (1) и нажмите «+Элемент орг.структуры» (2). 

Родительский элемент* – вышестоящий элемент организационной структуры. Выберите родительский элемент из списка имеющихся. В качестве родительского элемента можно выбрать только элемент с типом «Должность».

Отметка корневого элемента орг. структуры – значения поля устанавливаются автоматически без возможности редактирования. Значение «Да» устанавливается в случае, если создаётся первый элемент орг. структуры в системе. Во всех последующих элементах будет установлено значение «Нет».

Тип элемента орг. структуры* – выберите из списка значение, подходящее для создаваемого элемента орг. структуры:

• Должность – на должность может быть назначен только один сотрудник.
• Группа сотрудников создается для пользователей с общими должностными обязанностями.
• Отдел / подразделение состоит из неограниченного количества сотрудников и одного начальника отдела. Такой тип позволяет создать отдел и автоматически создаёт должность «Руководитель отдела». Отдел нельзя выбрать в качестве должности у сотрудника. Необходимо создать группу или должность внутри отдела и на созданные элементы назначить пользователя.

Переподчинить – кнопка позволяет изменить родительский элемент для текущего элемента организационной структуры. Кнопка отображается  на форме просмотра всех элементов, кроме корневого и начальника отдела. После нажатия кнопки откроется форма выбора нового родительского элемента (для выбора доступен тип элемента - «Должность»).

Переименовать  – изменить название элемента орг. структуры.

Удалить – удалить элемент организационной структуры. При выполнении действия на форме будет отображено окно для подтверждения удаления.

Важно:

• удалить можно элемент, не имеющий дочерних элементов,
• при удалении должности «Начальник отдела» автоматически будет удалён отдел, связанный с этой должностью.

Решения от «АВМ-Технология», в которых использован системный справочник «Элементы орг.структуры»:

предназначен для хранения дополнительной информации о пользователях системы. С помощью модулей ускорения разработки от АВМ возможно получать эту информацию и использовать её в бизнес-процессе. Пользователей, для которых созданы эквивалентные элементы приложения «Сотрудники» можно назначать на должности, освобождать от занимаемых должностей, используя разработанный командой АВМ функционал работы с организационной структурой.

Справочник доступен пользователям – участникам группы доступа «Управление справочником «Сотрудники» и администраторам.

На странице справочника размещены кнопки – действия. 

«Нормализовать» – действие запускает процесс нормализации записей справочника. В процессе последовательно выполняются действия:

1) создаются записи справочника «Сотрудники» в случае, если система обнаружит пользователя, для которого нет эквивалентной записи в справочнике,

2) удаляются некорректные записи справочника, в которых поле «Регистрация в ELMA365 отсутствует» = «Нет» и поле «Пользователь» не заполнено.

Важно! Не следует запускать процедуру несколько раз параллельно, не дождавшись её завершения, так как это может привести к некорректным результатам. По завершении процесса нормализации вам поступит оповещение.

1. Нажмите «+Сотрудник» и заполните открывшуюся форму создания. 

Ф.И.О. сотрудника* – поле для ввода полного имени сотрудника. Заполняется вручную при создании записи.

Необходимо ставить задачу по согласованию документа перед его подписанием – укажите, требуется ли включать этап согласования для документа, перед подписанием.

Необходимо вынесение черновика резолюции перед рассмотрением – укажите, требуется ли вынести черновик резолюции перед рассмотрением. При выборе значения «Да» поле «Ответственный за создание черновика резолюции» становится доступно для заполнения.
Значение этого поля используется в решении «Обработка служебных записок» от «АВМ-Технология».

Ответственный за создание черновика резолюции – выберите пользователя, который будет ответственным за создание черновика резолюции.

В решениях «Обработка служебных записок», «Управление корреспонденцией» от «АВМ-Технология» успешно реализован функционал, позволяющий создавать проект резолюции ответственным пользователем перед подписанием документа.

Табельный номер сотрудника – введите табельный номер сотрудника.

Создать персональные данные – кнопка доступна пользователям-участникам группы «Просмотр, создание, редактирование и уничтожение персональных данных». Для добавления персональных данных сотрудника нажмите кнопку [Создать персональные данные] и заполните форму создания персональных данных. После создания персональные данные будут храниться в приложении «Персональные данные», и вы сможете обратиться к ним, отредактировать или удалить.

Назначить на должность – действие позволяет назначить сотрудника на должность. В случае, если поле «Должность» заполнено, сотрудника можно назначить только на «Совмещаемые должности». В случае, если поле «Должность» не заполнено, назначаемая должность автоматически заполнится как основная.

Для того, чтобы изменить должность сотрудника, необходимо:

1) снять с текущей должности,

2) назначить на новую должность. 

Снять с должности – действие позволяет снять сотрудника с должности. В появившемся окне необходимо выбрать значение из списка имеющихся у сотрудника должностей и нажать кнопку «Снять», после чего выбранная должность будет удалена с формы приложения сотрудника.

Представляет собой приложение типа «Контракт», объединяет данные приложений «Элементы орг.структуры» и «Сотрудники» и обеспечивает работу с приложениями - источниками в одном интерфейсе.

Контракт позволяет работать как с отдельным сотрудником, так и с элементом орг. структуры (отделом или департаментом).

Например, в решениях от «АВМ-Технология» благодаря использованию справочника «Структура и сотрудники» реализована возможность добавлять в качестве наблюдателей не только отдельных сотрудников, но и группы сотрудников или даже отделы. 

Предназначен для хранения информации о сотрудниках и контактных данных компании. В нём фиксируются паспортные данные и информация из других документов, что способствует централизованному управлению личными данными в рамках организации.

Справочник доступен администраторам и пользователям групп «Просмотр, создание, редактирование и уничтожение персональных данных», «Просмотр персональных данных». Вносить записи в справочник могут только администраторы и пользователи группы «Просмотр, создание, редактирование и уничтожение персональных данных». 

Для работы с персональными данными убедитесь, что в настройках раздела в поле «В системе ведется сбор, обработка и хранение персональных данных?» установлено значение «Да». 

Форма просмотра содержит информацию о персональных данных сотрудника. 

Уничтожить персональные данные – очистить значения полей на форме просмотра персональных данных сотрудника. После подтверждения действия система удалит данные и запишет информацию об инициаторе, причине и дате выполнения действия в ленту элемента. Кнопка доступна в случае, если в элементе заполнены персональные данные. 

Содержит перечень направлений деятельности компании. Записи справочника используются для классификации обрабатываемых документов, что позволяет их дополнительно группировать, использовать информацию при составлении отчетов и формировании статистики.

Решения «Доверенности и управление полномочиями», «Управление договорами», «Управление поручениями» от «АВМ – Технология» используют справочник «Направления деятельности», облегчая поиск, сбор и анализ информации.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Направления деятельности». 

1. Откройте приложение «Направления деятельности» (1) и нажмите «+Направление деятельности» (2). 

В поле «Доступно для указания в документах» установите значение «Да», если значение справочника может быть использовано. «Нет» – если необходимо исключить запись из списка направлений деятельности, возможных для выбора, при создании элементов других приложений.

Форма просмотра содержит ранее указанную информацию о направлении деятельности. 

Редактировать – внести изменения в данные элемента.

Предназначен для создания, хранения и управления информацией о странах, созданных в системе. Справочник позволяет унифицировать информацию о странах и упрощает заполнение форм и отчетов, когда требуется указать страну, предотвращая ошибки и вопросы, связанные с написанием названий стран.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Страны». 

1. Откройте приложение «Страны» (1) и нажмите «+Страна» (2).

Форма просмотра содержит ранее указанную информацию о стране. 

Редактировать – внести изменения в данные элемента.

Содержит информацию о валюте, её цифровом и алфавитном коде.

Одну из валют можно установить как базовую.

Значения списка валют могут быть использованы в приложениях, предназначенных для работы с документами, в которых указана валюта.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Валюты». 

1. Откройте приложение «Валюты» (1) и нажмите «+Валюта» (2). 

Форма просмотра содержит информацию о валюте. 

Редактировать – внести изменения в данные элемента.

Одну из валют можно отметить как базовую. Для этого необходимо нажать кнопку «Установить базовую валюту» на странице справочника и выбрать в соответствующем поле один из элементов приложения «Валюты». Установленный признак может быть использован в бизнес-процессах. 

Служит для создания и хранения информации о курсах валют, созданных в системе. Информация из справочника может быть при работе с валютными договорными документами.

Например, в решении «Управление договорами | АВМ – Технология» при работе с договорными документами система обращается к данным справочника «Курсы валют» для расчёта ценовых параметров договорных документов в базовой валюте, как при создании, так и в процессе их обработки.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Курсы валют». 

1. Откройте приложение «Курсы валют» (1) и нажмите «+Курс валюты» (2). 

Валюта* – укажите первую валюту, которая будет высчитывать соотношение ко второй валюте.

Форма просмотра содержит информацию о курсе валют.

Изменить курс – установить новое значения курса. Для этого нажмите кнопку «Изменить курс», заполните поле «Курс валюты», нажмите «Сохранить».

Ранее установленный курс валюты перейдет в статус «В архиве».

Курсы валют в статусе «В архиве» не отображаются на канбан-доске.

Архивные курсы валют можно посмотреть, воспользовавшись фильтром.

Служит для создания, хранения и управления информацией о названии, кратком обозначении и коде единиц измерения.

Справочник обеспечивает единообразие в использовании различных единиц измерения и позволяет быстро находить нужные единицы измерения, что облегчает работу для пользователей и снижает вероятность ошибок при вводе данных.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Единицы измерения». 

1. Откройте приложение «Единицы измерения» (1) и нажмите «+Единицы измерения» (2). 

Форма просмотра содержит информацию о единице измерения.

Предназначен для систематизации и учета мест, где хранятся оригинальные документы компании, помогая быстро находить нужные оригиналы, снижая время, затрачиваемое на их поиск.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Места хранения». 

1. Откройте приложение «Места хранения оригинала документа» (1) и нажмите «+Место хранения оригинала документа» (2). 

Форма просмотра содержит информацию о месте хранения оригинала документа.

Редактировать – внести изменения в данные элемента.

Предназначен для хранения реквизитов юридических лиц вашей организации и удобен для оформления договоров, соглашений, сделок, ОРД и других документов, в которых требуется использование данных о юридическом лице.

Справочник доступен администраторам и пользователям-участникам группы «Управление справочником «Мои юридические лица». 

1. Откройте приложение «Мои юридические лица» (1) и нажмите «+Юридическое лицо» (2).

Данные индивидуального предпринимателя

ОГРНИП* – уникальный номер ИП.

ЕИО Физическое лицо* – должностное лицо, которое действует от имени ИП без доверенности и представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества.  

Модуль поставляет действие бизнес-процесса «Расчет срока исполнения задачи». Действие позволяет автоматически в ходе бизнес-процесса рассчитывать срок исполнения задачи на основе входных данных. 

В решениях, разработанных «АВМ-Технология», пользователи, ответственные за подготовку решения к эксплуатации и не являющиеся администраторами системы, указывают единицу измерения срока выполнения задач (рабочие дни или рабочие часы) и количество дней/часов, необходимых для выполнения задач, при создании элемента приложения (например, «Вид документа»).

Модуль обеспечивает получение адресов электронной почты участников процесса. С помощью модуля могут быть получены адреса электронной почты нескольких пользователей системы и записаны в одну переменную, с которой удобно работать. Например, использовать в активити «Оповещение на email».

Модуль содержит действие в бизнес процессе – активити «Получить email пользователей». 

Настройки активити в бизнес-процессе

Откройте активити «Оповещение на email», в поле «Получатель» укажите переменную с типом строка, которая указана в выходных параметрах.

Нажмите «Сохранить».

Модуль формирует URL-ссылку на элемент приложения в Elma 365. Использование модуля позволяет сократить пользовательский путь от получения письма на электронную почту до перехода к электронному документу до одного шага.

Модуль содержит действие в бизнес процессе – активити «Получение URL-ссылки на элемент приложения». 

1. Из списка доступных активити выберите «Получение URL-ссылок на элемент приложения» и расположите его на карте процесса перед той точкой процесса, в которой будет использован результат работы активити, например, перед отправкой оповещения на email.

Откройте активити «Оповещение на email», в поле «Текст» укажите переменную типа строка, которая хранит ссылку на элемент и указана в выходных параметрах.

Нажмите «Сохранить».

Модуль предназначен для эффективного использования функционала, предусмотренного системными справочниками от АВМ. Команда АВМ разработала системные справочники «Элементы орг.структуры» и «Сотрудники», которые дают возможность управлять организационной структурой не только администраторам, но и пользователям с определенным набором прав доступа, позволяют обогащать данные о пользователях, а затем использовать эту информацию в бизнес-процессах.

Работа с активити «Обработать массив «Структура и сотрудники»

1. Из списка выберите необходимое активити. 

Данные, полученные в качестве выходных переменных, могут быть использованы для настройки динамических зон ответственности, указания пользователей в качестве получателей оповещений и пр.

«Получить руководителя сотрудника» – активити определяет руководителя пользователя, используя системный справочник от АВМ «Элементы орг. структуры».

Работа с активити «Получить руководителя сотрудника»

1. Из списка выберите необходимое активити. 

Команда АВМ доработала системный справочник «Сотрудники», который позволяет обогащать данные пользователя дополнительной информацией (например, должность, табельный номер). Для получения таких данных необходим модуль «Поиск сотрудника». Используя данные о пользователе, модуль находит эквивалентный элемент системного справочника «Сотрудники» и делает информацию доступной для использования в бизнес-процессе.

Настройки активити в бизнес-процессе 

1. Из списка доступных активити выберите «Найти сотрудника».