Справка по решению
Загрузка и установка решения
Для запуска и корректного использования решения должна быть установлена рекомендуемая версия системы ELMA365 2024.4.63. Работа решения на версиях системы отличных от рекомендуемой может отличаться от изложенной в справке
Импортируйте готовый раздел из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365. Установите решение
Настройте группы и роли пользователей в разделе и приложениях при установке решения или позже.
Подробное описание групп и прав доступа приведено в разделе «Подготовка решения к эксплуатации»
Подготовка решения к эксплуатации
Настройка сопутствующих приложений
Раздел «Системные справочники»
Заполните следующие справочники раздела «Системные справочники»
| Название справочника | Для чего используется в решении | |
| Мои юридические лица | Выбор юридического лица при создании ОРД для определения круга действия документа. | |
| Направления деятельности | Выбор направлений деятельности при создании документов для последующего поиска и фильтрации ОРД и ВНД, для анализа данных. |
Настройка прав доступа пользователей к объектам решения
Для обеспечения конфиденциальности данных, доступ к документам ограничен. Для организации доступа с учетом выполняемых задач, предусмотрены следующие группы доступов.
Раздел «ОРД»
| Группа | Назначение | |
| Ответственные за настройку раздела | устанавливать настройки раздела, определяющие основные правила работы с организационно-распорядительными документами:
просматривать записи справочника «ОРД»; просматривать страницу «Действия с ОРД» | |
| Пользователи с правом создания ОРД | создавать организационно-распорядительные документы,
Просматривать записи справочника «Виды ОРД» | |
| Пользователи с правом изменения разработчика документа | изменять разработчика документа, указав при создании документа в соответствующем поле другого пользователя | |
| Пользователи с правом просмотра всех ОРД | просматривать все организационно-распорядительные документы | |
| Пользователи с правом просмотра действующих ОРД | просматривать только действующие организационно-распорядительные документов | |
| Управление шаблонами документов | создавать, редактировать и просматривать все шаблоны организационно-распорядительных документов | |
| Ответственные за регистрацию | выполнять задачи по регистрации ОРД в системе, если в настройках раздела «ОРД» указан способ регистрации «Ручная регистрация» | |
| Ввод исторических ОРД | cоздавать в системе организационно-распорядительные документы, вступившие в силу до даты ввода в эксплуатации системы | |
| Экспорт в электронные таблицы | экспортировать данные об организационно-распорядительных документах в электронные таблицы |
Раздел «ВНД»
| Группа | Назначение | |
| Ответственные за настройку раздела | устанавливать настройки раздела, определяющие основные правила работы с внутренними нормативными документами:
создавать, просматривать, редактировать записи справочника «Виды ВНД»; просматривать записи справочника «ВНД»; просматривать страницу «Действия с ВНД» | |
| Пользователи с правом создания ВНД | создавать внутренние нормативные документы,
просматривать записи справочника «Виды ВНД» | |
| Пользователи с правом изменения разработчика и владельца документа | изменять разработчика и/ или владельца документа, указав в соответствующем поле другого пользователя при создании документа в системе, либо с формы просмотра элемента, нажав соответствующую кнопку. | |
| Пользователи с правом просмотра всех ВНД | просматривать все внутренние распорядительные документов | |
| Пользователи с правом просмотра утвержденных и утративших силу ВНД | просматривать утвержденные внутренние нормативные документы | |
| Управление шаблонами документов | просматривать утвержденные и утратившие силу внутренние нормативные документы
| |
| Пользователи с правом просмотра утвержденных ВНД | выполнять задачи по регистрации ОРД в системе, если в настройках раздела «ОРД» указан способ регистрации «Ручная регистрация» | |
| Ввод исторических ВНД | создавать в системе внутренние нормативные документы, вступившие в силу до даты ввода в эксплуатации системы | |
| Экспорт в электронные таблицы | экспортировать данные о внутренних нормативных документах в электронные таблицы |
Работа с разделом «ОРД»
Настройка справочников решения
Настройки раздела
Для обеспечения функционирования раздела «ОРД» необходимо создать настройки раздела.
Вы можете создать настройки раздела или изменить уже существующие. Настройки раздела применимы ко всем создаваемым документам, независимо от вида.
Установить настройки раздела
Откройте справочник «Настройки раздела» и нажмите кнопку «Установить настройки раздела».
При первом запуске процесса управления настройками раздела они будут созданы автоматически, после чего вам будет поставлена задача «Изменить настройки раздела» для указания даты ввода раздела в эксплуатацию, проверки установленных данных и их возможной корректировки.
Установите дату ввода раздела в эксплуатацию и внесите изменения в настройки раздела, если это необходимо.
Дата ввода раздела в эксплуатацию* – после этой даты система ограничивает ввод документов как исторических, то есть без обработки по маршруту.
Возможен ввод исторических ОРД* – при выборе «Да» пользователям будет доступна возможность сохранять документы как исторические.
Способ регистрации* – укажите способ регистрации всех организационно-распорядительных документов.
При выборе ручной регистрации задача по регистрации документа будет поставлена всем пользователям из группы «Ответственные за регистрацию», выполнить задачу должен один из участников группы. При автоматической регистрации система присвоит регистрационный номер без участия пользователей.
Регистрировать ОРД необходимо до или после подписания?* – выберите, в какой момент работы с документом ему будет присвоен регистрационный номер.
Возможен резерв регистрационного номера* – при выборе «Да» пользователю, создающему документ, будет доступна функция резервирования регистрационного номера на текущую дату. Все документы с зарезервированным регистрационным номером будут зарегистрированы в системе автоматически после указанного этапа в настройках раздела.
Нажмите «Сохранить».
Если необходимо закрыть задачу, не сохраняя введенные данные, нажмите «Отмена».
- Настройки регистрации
Откройте приложение «ОРД» и нажмите пункт Регистрация.
Ограничение регистрации – выберите опцию настройки ограничений:
- Без ограничений – регистрировать документ могут все пользователи, у которых есть доступ к приложению. Регистрация осуществляется с помощью кнопки Зарегистрировать документ на форме просмотра элемента приложения.
- Только в процессах – документ регистрируется в ходе бизнес-процесса. Регистрировать документ будет тот исполнитель, в чьей зоне ответственности располагается блок.
- Указанные сотрудники и участники процесса – выберите пользователей, группу пользователей, которые смогут регистрировать документ с формы просмотра элемента приложения. Участники бизнес-процессов также могут регистрировать данный документ.
- Выберите дело для резервирования* – укажите дело, в котором будут резервироваться номера.
Шаблоны ОРД
Справочник «Шаблоны ОРД» служит для хранения информации о шаблонах документов, используемых при создании проекта организационно-распорядительного документа. Шаблоны ОРД используются при создании (редактировании) вида ОРД и при создании документа в случае, если выбранный способ создания проекта определен как «Генерировать по шаблону».
Видят справочник в левом навигационном меню и могут работать в нем:
администраторы,
пользователи, включенные в группу «Управление шаблонами документов».
Создание файла шаблона ОРД
До загрузки шаблона в систему необходимо сформировать файл шаблона, на основании которого будет создан файл проекта документа.
Создать файл шаблона можно на своем компьютере.
Шаблон документа, загружаемый в систему, может содержать любой текст, переменные, функции, условия и циклы.
Все переменные в шаблоне должны иметь следующий формат: {$имя_переменной}.
Имя переменной уникально и пишется латинскими буквами.
Например, переменная {$legal_entity} позволит заполнить в тексте документа название компании, указанной при создании документа.
В шаблоне документа можно использовать переменные, представленные в таблице ниже
| Название переменной | Код переменной | |
| Заголовок документа | {$heading} | |
| Краткое описание | {$short_description} | |
| Наше юридическое лицо | {$legal_entity} | |
| Полное наименование юридического лица | {$legal_entity._full_legal_name} | |
| Адрес нашего юр лица | {$legal_entity._legal_address} | |
| Электронный адрес нашего юр лица | {$legal_entity._email} | |
| Телефон нашего юр. лица | {$legal_entity._phone} | |
| Дата вступления в силу | {$date_into_force} | |
| Срок действия | {$validity} | |
| ФИО подписанта | {$signatory} | |
| Должность подписанта | {$signatory_position} | |
| Регистрационный номер | {$registration_number} | |
| Дата регистрации | {$date_registration} | |
| ФИО разработчика | {$document_developer} | |
| Должность разработчика | {$document_developer_position} | |
| Текст документа | {$text} |
Виды ОРД
Справочник «Виды ОРД» предназначен для хранения информации о видах организационно-распорядительных документов и правилах их обработки.
Просматривать записи справочника могут:
- администраторы,
- пользователи, включенные в группу «Ответственные за настройку раздела»,
- пользователи, включенные в группу «Пользователи с правом создания ОРД».
- администраторы,
- пользователи, включенные в группу «Ответственные за настройку раздела».
Создание записи справочника
Доступен для выбора пользователем*– выберите подходящий вариант: «Да» – вид документа будет отображен в списке доступных при создания документа; «Нет» – будет исключен из списка доступных видов документа.
Заголовок*– текст будет использован в заголовке при создании ОРД этого вида. Автор ОРД сможет его изменить.
Юридические лица – список юр. лиц, для которых могут быть созданы ОРД этого вида.
В ОРД данного вида необходимо указывать сумму и валюту?* – выберите подходящий вариант: «Да» – при создании ОРД этого вида будет необходимо указать сумму и валюту; «Нет» – поля «Сумма», «Валюта» не будут отображены на форме создания ОРД, заполнение не требуется.
Использовать электронное подписание документов?* – выберите подходящий вариант: «Да» – документ будет пописан электронно в системе ELMA365. «Нет» – пользователю, ответственному за разработку документа, будет поставлена задача на подписание документа: потребуется подписать документ вне системы и загрузить скан-копию подписанного документа.
Способ внесения документа* – укажите один из вариантов. При создании организационно-распорядительного документа этого вида способ внесения проекта документа будет определяться на основании указанного значения.
Дело для регистрации документов* – укажите подходящее для вида документа дело.
Количество дней до напоминания об окончании действия ОРД* – укажите количество
дней, за которое разработчику документа будет направлено уведомление об истечении
срока документа.
Настройки сроков выполнения задач – укажите единицу измерения срока исполнения задачи и длительность выполнения задач по обработке документа.
Вкладка «Настройка этапов обработки документа»
Настройки экспертизы
Необходим этап экспертизы?* – выберите подходящий вариант:
«Да» – если для вида документа необходим этап экспертизы. Экспертам будет доступно совместное редактирование и внесение комментариев в документе.
«Нет» – этап экспертизы при работе с документом будет пропущен.
В случае, если Вы выберите «Да», на форме создания документа отобразятся дополнительные поля, обязательные для заполнения.
Ограничение выбора экспертов* – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Эксперты» при создании документа.
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Эксперты» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Эксперты» в виде документа, и доступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Предопределен, не изменяем» поле «Эксперты» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Эксперты» в виде документа, и недоступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные эксперты» в виде документа.
Длительность выполнения задачи по экспертизе документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения экспертизы для экспертов.
Длительность выполнения задачи по дополнительной экспертизе* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения экспертизы для дополнительных экспертов.
Настройки согласования
Необходим этап согласования?* – выберите подходящий вариант:
«Да» – проект ОРД этого вида будет направлен на согласование в соответствии с дальнейшими настройками;
«Нет» –согласование проекта ОРД будет пропущено.
В случае, если Вы выберите «Да», на форме создания документа отобразятся дополнительные поля, обязательные для заполнения.
Ограничение выбора согласующих – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Согласующие» при создании документа.
Задачи на согласование ответственным формировать параллельно? – укажите «Да», и задача на согласование будет поставлена всем согласующим одновременно, «Нет» – задача на согласование будет поставлена всем согласующим последовательно.
Решение по согласованию документа принимают все согласующие? – укажите «Да», и решение по документу будут принимать все согласующие, «Нет» – решение будет принимать один согласующий из всех.
Длительность выполнения задачи по согласованию проекта документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения согласования для согласующих.
Длительность выполнения задачи по доп. согласованию проекта документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения согласования для дополнительных согласующих.
Настройки подписания
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Подписант» будет предзаполнено пользователем, указанным в поле «Подписант» в виде документа, и доступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Предопределен, не изменяем» поле «Подписант» будет предзаполнено пользователем, указанным в поле «Подписант» в виде документа, и недоступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные подписанты» в виде документа.
Подписант* – при создании ОРД этого вида указанный пользователь будет подписантом.
Возможные подписанты* – при создании ОРД этого вида список возможных подписантов будет сформирован из указанных здесь пользователей.
Настройки просмотра
Ограничение выбора Наблюдателей – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Наблюдатели» при создании документа.
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Наблюдатели» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Наблюдатели» в виде документа, и доступно для корректировки при создании исходящего документа.
Нажмите «Сохранить».
Общая информация
Статусы
После создания документа система автоматически направит его по маршруту, определенному видом.
В зависимости от того, на каком шаге создания находится организационно-распорядительный документ, система присвоит ему соответствующий статус.
Экспертиза – проект организационно-распорядительного документа проходит проверку у экспертов, указанных при создании документа. Пока документ находится в этом статусе, участники групп «Ответственные за настройку раздела» и «Администраторы» могут привлечь к проверке документа других пользователей. Для этого в карточке документа на вкладке «Действия с ОРД» размещена кнопка «Добавить дополнительных экспертов».
Согласование – проект организационно-распорядительного документа находится на согласовании. Пока документ находится в этом статусе, участники групп «Ответственные за настройку раздела» и «Администраторы» могут привлечь к согласованию документа других пользователей. Для этого в карточке документа на вкладке «Действия с ОРД» размещена кнопка «Добавить дополнительных согласующих».
Подписание – документ уже согласован и ожидает подписания пользователем, указанным при создании организационно-распорядительного документа.
Действует – документ подписан, срок истечения действия не наступил.
Доработка – в проект документа на этапе проведения экспертизы внесены правки или предложения, и требуется внесение изменений в проект документа, или проект ОРД не был согласован на этапе согласования и требует внесения изменений в текст документа.
Исполнен/Истек – поручения по организационно-распорядительному документу выполнены или истек срок действия ОРД.
Аннулирован (финальный) – организационно-распорядительный документ, процесс создания которого был прерван в системе.
Условия смены статусов
| Предыдущий статус ➔ Актуальный статус | Условие перехода | |
| Экспертиза ➔ Доработка | все ответственные за экспертизу проекта ОРД изучили документ | |
| Согласование ➔ Подписание | проект ОРД согласован всеми ответственными пользователями и направлен на подписание | |
| Подписание ➔ Действует | разработчик документа загрузил подписанную скан-копию ОРД; и дата вступления в силу, указанная при создании документа, уже наступила | |
| Подписание ➔ Ожидает вступления в силу | разработчик документа загрузил подписанную скан-копию ОРД; и при создании ОРД был указан срок вступления в силу, но к моменту, когда документ уже подписан, срок еще не наступил | |
| Ожидает вступления в силу ➔ Действует | при создании ОРД был указан срок вступления в силу, этот срок наступил, и система автоматически перевела документ в актуальный статус | |
| Действует ➔ Исполнен/Истек | автоматическая смена статуса электронного документа при истечении его срока действия | |
| Доработка ➔ Экспертиза | разработчик документа принял решение отправить проект документа на повторную экспертизу после внесения правок | |
| Согласование ➔ Доработка | проект ОРД был отклонен при согласовании | |
| Доработка ➔ Согласование | разработчик документа внес правки в проект документа и направил на повторное согласование | |
| Экспертиза, Согласование, Доработка, Подписание ➔ Аннулирован | ответственным за документ принято решение прервать обработку документа в системе.
При установке статуса «Аннулирован» все текущие задачи по документу отменяются автоматически. |
Создание ОРД
Для создания документа откройте приложение «ОРД» и нажмите кнопку «+Организационно-распорядительный документ».
Вкладка «Основные данные»
Зарезервировать регистрационный номер – отметьте «галочкой», если необходимо зарезервировать регистрационный номер при создании документа. Резервирование номера возможно, если включена соответствующая функция в настройках раздела.
Вид ОРД – выберите вид документа, подходящий для создаваемого ОРД. В зависимости от настроек выбранного вида состав полей на форме, их значения и возможность редактировать могут быть изменены.
Заголовок*– поле заполняется автоматически в соответствии с выбранным видом ОРД, но может быть изменено автором при создании документа.
Краткое описание – опишите основное назначение и содержание документа.
Данный ОРД заменяет действующий?– выберите подходящий вариант:
«Да» – будет создана новая версия действующего документа;
«Нет» – будет создан новый ОРД.
Данный ОРД утверждает или выводит из действия ВНД?*– выберите подходящий вариант:
«Да» – если необходимо утвердить или вывести из действия ВНД;
«Нет» – если такой необходимости нет.
Способ внесения проекта документа* – в зависимости от выбранного вида ОРД поле может быть заполнено автоматически. В случае, если вид ОРД предполагает выбор способа создания проекта документа в момент создания ОРД, необходимо выбрать один из возможных вариантов:
1) Генерировать по шаблону – в поле «Текст документа» необходимо ввести текст, который будет использован в проекте ОРД.
После того, как система создаст проект, инициатор создания ОРД получит задачу «Проверить проект», где сможет внести необходимые изменения в проект документа и направить его далее по маршруту.
2) Загрузить файл–на форме создания ОРД отобразится вкладка «Проект ОРД», на которой необходимо загрузить проект документа.
Направление деятельности – укажите одно или несколько направлений деятельности, к которым относится документ. После создания документ можно будет найти по этому параметру.
Дата вступления в силу – укажите дату, после которой подписанный документ начнет действовать.
Срок действия документа – укажите дату, до наступления которой документ считается действующим и обязательным к исполнению. По окончании срока действия документ переходит в статус Исполнен/Истек.
Дата напоминания об окончании действия ОРД – после заполнения «Вид ОРД» и «Срок действия документа» атрибут будет автоматически заполнен на основании выбранных значений.
Наше юридическое лицо – выберите юридическое лицо из списка.
Файлы к документу – при необходимости загрузите файлы, которые дополняют или поясняют основной документ.
Вкладка «Информация об ответственных»
Ответственные за ОРД
Разработчик документа – поле заполняется данными пользователя, создающего документ. Если пользователь, создающий ОРД, является участником группы «Пользователи с правом изменения разработчика документа», то он может изменить эти данные.
Подписант*– заполняется данными о пользователе, которым будет подписан документ, если в виде документа он указан. Если пользователь не указан, выберите самостоятельно из списка. Поле доступно для корректировки, если это предусмотрено настройками вида документа.
Ответственные за экспертизу
Эксперты*– поле заполняется данными о пользователях, ответственных за экспертизу, если в виде документа они указан. Если пользователи не указан, выберите самостоятельно из списка. Поле доступно для корректировки, если это предусмотрено настройками вида документа.
Ответственные за согласование
Согласующие*– поле заполняется данными о пользователях, ответственных за согласование, если в виде документа они указан. Если пользователи не указаны, выберите самостоятельно из списка. Поле доступно для корректировки, если это предусмотрено настройками вида документа.
Ознакомление и просмотр документа
Ознакамливающиеся – пользователи, которым будет направлена задача на ознакомление с ОРД после его подписания.
Наблюдатели – поле заполняется данными о пользователях, которым будет доступен просмотр карточки ОРД, если в виде документа они указаны. Если пользователи не указаны, выберите самостоятельно из списка.
Нажмите «Сохранить».
Экспертиза
Экспертиза предполагает совместную работу над документом в режиме онлайн-редактирования.
*Экспертиза - процесс анализа документа компетентным лицом, обладающим специальными знаниями в определенной отрасли. Эксперт проверяет проект документа и оставляет комментарии к нему, не принимая решения о согласовании документа, как это делают согласующие.
Исполнители задачи:
- пользователи, указанные в поле «Эксперты», «Дополнительные эксперты» при создании ОРД в приложении «ОРД».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
- ознакомиться с текстом проекта документа на вкладке «Редактирование проекта ОРД»,
- ознакомиться с информацией о документе на вкладках «Основные данные», «Ответственные за ОРД», «Лента»,
- при необходимости внести правки или оставить комментарии в тексте проекта ОРД.
Варианты решения задачи:
Экспертиза завершена – разработчик документа получит задачу «Доработать проект».
Согласование
Задача выносится в случае:
- если вид ОРД предусматривает этап согласования
- пользователи, указанные в поле «Согласующие» при создании документа в приложении «ОРД».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
Согласовать – проект документа будет передан на подписание.
Отказать – разработчик документа получит комментарий пользователя, отказавшего в согласовании и задачу «Доработать документ».
Доработка
- всегда после проверки документа экспертами, если вид ОРД предусматривает этап экспертизы.
Исполнители задачи:
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
- посмотреть наличие правок и комментариев, оставленных экспертами в тексте проекта документа,
- учесть их при доработке проекта (внести изменения в тексте проекта или загрузить новый файл в редактируемом формате в поле «Проект ОРД») .
Варианты решения задачи:
Направить проект на согласование – проект ОРД будет направлен на согласование пользователям, указанным при создании документа в поле «Согласующие».
Направить на повторную экспертизу – после внесения изменений можно направить проект на повторную экспертизу. Экспертам будет поставлена задача «Провести экспертизу».
Аннулировать проект ОРД – процесс создания документа будет прерван, ОРД перейдёт в статус «Аннулирован». В карточку документа запишется причина аннулирования.
- если согласующие отклонили проект ОРД.
Исполнители задачи:
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
- перейти на форму проекта ОРД, нажав на название документа,
- изучить комментарий пользователя, отказавшего в согласовании,
- внести изменения в соответствии с комментарием согласующего.
Варианты решения задачи:
Проект доработан – учтены и исправлены замечания согласующего.
Процесс согласования будет возвращен на согласование.
Аннулировать проект ОРД – процесс создания документа будет прерван, ОРД перейдёт в статус «Аннулирован». В карточку документа запишется причина аннулирования.
Подписание
- всегда после завершения работы над проектом ОРД;
- если в справочнике «Настройки раздела» выбрано следующее значение переменной: Способ регистрации = «Автоматическая регистрация»,
и если в справочнике «Вид ОРД» выбрано следующее значение переменной: Использовать электронное подписание документов? = «Нет».
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- распечатать проект ОРД, обеспечить подписание;
- загрузить скан-копию подписанного ОРД в поле «Файл».
Варианты решения задачи:
Подписанный документ загружен – скан-копия подписанного ОРД загружена, документ получает статус «Действует».
На доработку – ответственный за документ получит задачу «Доработать документ» . После доработки проект документа будет направлен на экспертизу (если вид предусматривает экспертизу) или повторное согласование.
- всегда после завершения работы над проектом ОРД;
- если в справочнике «Настройки раздела» выбрано следующее значение переменной: Способ регистрации = «Ручная регистрация»,
и если в справочнике «Вид ОРД» выбрано значение переменной: Использовать электронное подписание документов? = «Нет».
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- распечатать проект ОРД, обеспечить подписание.
Варианты решения задачи:
Документ подписан – ответственный за документ получит задачу «Подписанный документ загружен».
На доработку – ответственный за документ получит задачу «Доработать документ» . После доработки проект документа будет направлен на экспертизу (если вид предусматривает экспертизу) или повторное согласование.
- всегда после завершения работы над проектом ОРД.
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- распечатать проект ОРД, обеспечить подписание.
Варианты решения задачи:
Подписанный документ загружен – скан-копия подписанного ОРД загружена, документ получает статус «Действует».
- всегда после завершения работы над проектом ОРД;
- если в справочнике «Вид ОРД» выбрано следующее значение переменной: Использовать электронное подписание документов? = «Да».
Исполнители задачи:
- пользователь, указанный в поле «Подписант».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
- подписать электронной подписью*.
Варианты решения задачи:
Подписать – подписант подписывает электронной подписью ОРД, документ получает статус «Действует».
Отклонить – ответственный за документ получит задачу «Доработать документ» . После доработки проект документа будет направлен на экспертизу (если вид предусматривает экспертизу) или повторное согласование.
- выбрать опцию Комментарий, для добавления пояснения к подписи;
- изменить провайдера, установленного по умолчанию.
Действия с ОРД
| Действие | Содержание действия | Статус, в котором доступно действие | Пользователи, которым доступно действие | |
| Добавить дополнительных экспертов | Привлечь пользователей в качестве экспертов к совместной работе над проектом документа | Экспертиза | Разработчик документа,
участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Добавить дополнительных согласующих | Привлечь пользователей в качестве согласующих к совместной работе над проектом документа | Согласование | Разработчик документа, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Дополнительно ознакомить с документом | Изменить данные о пользователе, ответственном за документ | Во всех статусах, кроме Аннулирован и Доработка | Участники групп: «Ответственные за настройку раздела», «Пользователи с правом изменения разработчика документа», «Администраторы» | |
| Изменить список наблюдателей | Изменить состав наблюдателей по документу | Во всех статусах | Разработчик документа, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Изменить файлы к документу | Дополнить или удалить файлы к документу | Во всех статусах | Разработчик документа, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Аннулировать | Прекратить обработку документа | В статусах Экспертиза, Доработка, Согласование, Подписание | Разработчик документа, Участники групп: «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» |
Дополнительные действия с ОРД
Сменить ответственного за организационно-распорядительные документы (массовая смена ответственного)
Если ответственный сотрудник покинул вашу команду, изменил должность или по иным причинам больше не может исполнять свои обязанности по управлению организационно-распорядительными документами, вы можете воспользоваться функционалом массовой смены ответственного. Этот инструмент позволит легко и эффективно назначить нового ответственного, обеспечив плавный переход и сохранение контроля над важными процессами.
Для того, чтобы изменить текущего ответственного за ОРД на другого пользователя, перейдите на страницу «Действия с ОРД» и нажмите кнопку «Изменить разработчика документа».
Заполните форму стартового события – укажите текущего разработчика (пользователя, которого необходимо изменить) и нового разработчика (пользователя, который должен стать ответственным за ОРД).
Система найдет документы во всех статусах, кроме «Аннулирован», и произведет замену пользователей.
Ввод исторических документов
Для того, чтобы внести информацию о документе, вступившем в силу до начала использования решения, например, если он была ранее изготовлен на бумаге или в другой информационной системе, нажмите кнопку «Добавить исторический ОРД».
В открывшейся форме на вкладке «Утвержденный ОРД» загрузите скан-образ с утвержденным нормативным документом.
На вкладке «Основные данные» внесите необходимую информацию.
На вкладке «Информация об ответственных» внесите необходимые данные.
Поля для заполнения аналогичны полям, заполняемым при создании ОРД в системе Elma365.
Важно! Ввод исторических данных ограничен датой ввода системы в эксплуатацию. То есть в поле «Дата ввода в действие» необходимо внести дату, меньше даты ввода системы в эксплуатацию (дата отображается на странице создания документа).
Экспорт данных в электронную таблицу
Экспорт данных доступен пользователям, состоящим в группе «Экспорт в электронные таблицы».
Для экспорта необходимо перейти в приложение-источник данных, нажать три точки на панели ➔ «Экспорт данных».
Выберите настройки экспорта и нажмите «Экспортировать».
Работа с разделом «ВНД»
Настройка справочников решения
Настройки раздела
Для обеспечения функционирования раздела «ВНД» необходимо создать настройки раздела.
Вы можете создать настройки раздела или изменить уже существующие. Настройки раздела применимы ко всем создаваемым документам, независимо от вида.
Установить настройки раздела
Откройте справочник «Настройки раздела» и нажмите кнопку «Установить настройки раздела».
При первом запуске процесса управления настройками раздела они будут созданы автоматически, после чего вам будет поставлена задача «Изменить настройки раздела» для указания даты ввода раздела в эксплуатацию, проверки установленных данных и их возможной корректировки.
Установите дату ввода раздела в эксплуатацию и внесите изменения в настройки раздела, если это необходимо.
Дата ввода раздела в эксплуатацию* – после этой даты система ограничивает ввод документов как исторических, то есть без обработки по маршруту.
Возможен ввод исторических ВНД* – при выборе «Да» пользователям будет доступна возможность сохранять документы как исторические.
Принятие решения по актуализации* – укажите, кто принимает решение по актуализации: разработчик документа или владелец ВНД.
Версия ВНД при создании обязательна для заполнения* – укажите, обязательно ли вводить номер версии ВНД при его создании.
Нажмите «Сохранить».
Если необходимо закрыть задачу, не сохраняя введенные данные, нажмите «Отмена».
Виды ВНД
Справочник «Виды ВНД» предназначен для хранения информации о видах внутренних нормативных документов и правилах их обработки.
Просматривать записи справочника могут:
- администраторы,
- пользователи, включенные в группу «Ответственные за настройку раздела»,
- пользователи, включенные в группу «Пользователи с правом создания ОРД».
- администраторы,
- пользователи, включенные в группу «Ответственные за настройку раздела».
Создание записи справочника
Откройте приложение «Виды ВНД» и нажмите «+Вид ВНД».
Вкладка «Основные настройки»
Наименование вида документа – укажите краткое и емкое наименование вида документа для удобного поиска при создании документа.
Доступен для выбора пользователем*– выберите подходящий вариант:
«Да» - вид документа будет отображен в списке доступных на этапе создания документа;
«Нет» - будет исключен.
Заголовок* – текст будет использован в заголовке при создании ВНД этого вида. Автор ВНД сможет его изменить.
Количество дней до актуализации*– количество дней, через которое документ должен быть актуализирован после утверждения. Это значение используется для расчета даты следующей актуализации.
Можно корректировать количество дней до актуализации ВНД при создании документа?* – выберите подходящий вариант:
«Да» – при создании ВНД этого вида количество дней до актуализации можно изменить;
«Нет» – при создании ВНД этого вида до актуализации будет определено без возможности внести изменения.
Основание утверждения ВНД*– выберите основание для утверждения ВНД: распорядительный документ или решение коллегиального органа.
Срок постановки задачи по актуализации*– значение определяет, за сколько дней до срока нужно поставить задачу ответственному для актуализации документа.
Настройки сроков выполнения задач – укажите единицу измерения срока исполнения задачи и длительность выполнения задач по обработке документа.
Вкладка «Настройка этапов обработки документа»
Настройки экспертизы
Необходим этап экспертизы?* – выберите подходящий вариант:
«Да» – если для вида документа необходим этап экспертизы. Экспертам будет доступно совместное редактирование и внесение комментариев в документе.
«Нет» – этап экспертизы при работе с документом будет пропущен.
При выборе «Да» необходимо заполнить данные по этапу экспертизы:
Ограничение выбора экспертов* – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Эксперты» при создании документа.
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Эксперты» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Эксперты» в виде документа, и доступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Предопределен, не изменяем» поле «Эксперты» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Эксперты» в виде документа, и недоступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные эксперты» в виде документа.
Длительность выполнения задачи по экспертизе документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения экспертизы для экспертов.
Длительность выполнения задачи по дополнительной экспертизе* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения экспертизы для дополнительных экспертов.
Настройки согласования
Необходим этап согласования?* – выберите подходящий вариант:
«Да» – проект ВНД этого вида будет направлен на согласование согласно дальнейшим настройкам;
«Нет» – согласование проекта ВНД будет пропущено.
Ограничение выбора согласующих – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Согласующие» при создании документа.
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Согласующие» будет предзаполнено пользователями, указанным в поле «Согласующие» в виде документа, и доступно для корректировки при создании документа .
- При выборе «Предопределен, не изменяем» поле «Согласующие» будет предзаполнено пользователем, указанным в поле «Согласующие» в виде документа, и недоступно для корректировки при создании документа.
- При выборе «Ограничен списком» пользователю при создании документа будет доступен список пользователей, указанных в поле «Возможные согласующие» в виде документа.
Задачи на согласование ответственным формировать параллельно? – укажите «Да», и задача на согласование будет поставлена всем согласующим одновременно, «Нет» – задача на согласование будет поставлена всем согласующим последовательно.
Решение по согласованию документа принимают все согласующие? – укажите «Да», и решение по документу будут принимать все согласующие, «Нет» – решение будет принимать один согласующий из всех.
Длительность выполнения задачи по согласованию проекта документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения согласования для согласующих.
Длительность выполнения задачи по доп. согласованию проекта документа* – укажите число, которое будет использовано для расчета крайнего срока проведения согласования для дополнительных согласующих.
Настройки просмотра
Ограничение выбора Наблюдателей – выберите способ ограничения выбора пользователей в поле «Наблюдатели» при создании документа.
- При выборе «Не ограничен» пользователь может выбрать любого пользователя системы при создании документа.
- При выборе «Предопределен, изменяем» поле «Наблюдатели» будет предзаполнено пользователями, указанными в поле «Наблюдатели» в виде документа, и доступно для корректировки при создании исходящего документа.
Нажмите «Сохранить».
Общая информация
Статусы
После создания документа система автоматически направит его по маршруту, определенному видом.
В зависимости от того, на каком шаге создания находится внутренний нормативный документ, система присвоит ему соответствующий статус.
Экспертиза – проект внутреннего нормативного документа проходит проверку у экспертов, указанных при создании документа. Пока документ находится в этом статусе, участники групп «Ответственные за настройку раздела» и «Администраторы» могут привлечь к проверке документа других пользователей. Для этого в карточке документа на вкладке «Действия с ВНД» размещена кнопка «Добавить дополнительных экспертов».
Согласование – проект внутреннего нормативного документа находится на согласовании. Пока документ находится в этом статусе, участники групп «Ответственные за настройку раздела» и «Администраторы» могут привлечь к согласованию документа других пользователей. Для этого в карточке документа на вкладке «Действия с ВНД» размещена кнопка «Добавить дополнительных согласующих».
Ожидает утверждения – в этом статусе согласованный проект документа находится при выполнении одного из условий:
- вопрос об утверждении ВНД не включен в повестку заседания коллегиального органа;
- организационно-распорядительный документ, вводящий в действие ВНД не создан в системе.
- протокол заседания коллегиального органа, который вводит в действие нормативный документ не согласован в системе;
- организационно-распорядительный документ, который вводит в действие нормативный документ, не утвержден в системе.
Доработка – в этом статусе проект ВНД находится в случае:
- в проект ВНД на этапе проведения экспертизы внесены правки и предложения, требующие внесения изменений в документ.
- проект ВНД не был согласован на этапе согласования, и требуется внесение изменений в проект документа.
Утратил силу (финальный) – внутренний нормативный документ, признанный утратившим силу.
Переход из финальных статусов в какие-либо другие невозможен.
Условия смены статусов
| Предыдущий статус ➔ Актуальный статус | Условие перехода | |
| Экспертиза ➔ Доработка | все ответственные за экспертизу проекта ВНД изучили документ | |
| Согласование ➔ Ожидает утверждения | проект ВНД согласован ответственными пользователями | |
| Ожидает утверждения ➔ На утверждении | в системе создан распорядительный документ для утверждения ВНД | |
| На утверждении
➔
Утвержден | согласован и подписан ОРД о введении в действие ВНД и разработчик документа загрузил скан-копию утвержденного документа, указав срок актуальности ВНД;
ИЛИ вопрос об утверждении ВНД коллегиальным органом был решен положительно, и разработчик документа загрузил скан-копию утвержденного документа, указав срок актуальности ВНД | |
| Экспертиза ➔ Доработка | ответственные за экспертизу проекта ВНД изучили документ и внесли правки или предложения | |
| Доработка ➔ Экспертиза | разработчик документа принял решение отправить проект документа на повторную экспертизу после внесения правок | |
| Согласование ➔ Доработка | проект ОРД был отклонен при согласовании | |
| Доработка ➔ Согласование | разработчик документа внес правки в проект документа и направил на повторное согласование | |
| Утвержден ➔ Утратил силу | новая версия ВНД утверждена в системе | |
| Экспертиза, Согласование, Доработка, Ожидает утверждения, На утверждении ➔ Аннулирован | ответственным за документ принято решение прервать обработку документа в системе.
При установке статуса «Аннулирован» все текущие задачи по документу отменяются автоматически. |
Создание ВНД
Создавать внутренние нормативные документы могут пользователи-участники группы «Пользователи с правом создания ВНД».
Для создания документа откройте приложение «ВНД» и нажмите кнопку «+Внутренний нормативный документ».Вкладка «Основные данные»
Вид документа – выберите вид документа подходящий для данного ВНД. После выбора, в зависимости от настроек вида будут предзаполнены поля и/или ограничены для выбора.
Заголовок –укажите заголовок документа.
Краткое описание – опишите основное назначение и содержание документа.
Направление деятельности – укажите одно или несколько направлений деятельности, к которым относится документ. После создания, документ можно будет найти по данному параметру.
Данный ВНД заменяет действующий? – укажите необходимость создания новой версии действующего нормативного документа.
Ссылка на действующий ВНД – укажите документ, который в настоящее время находится в силе и подлежит актуализации.
Версия ВНД – укажите текущую версию нормативного документа.
Количество дней до актуализации – укажите количество дней, через которое документ должен быть актуализирован. Это значение используется для расчета даты следующей актуализации.
Дата актуализации нормативного документа – определяется автоматически в зависимости от количества дней до актуализации.
Срок постановки задачи по актуализации ВНД – значение определяет, за сколько дней до срока нужно поставить задачу ответственному для актуализации документа.
Файлы к документу – при необходимости загрузите файлы, которые дополняют или поясняют основной документ.
Вкладка «Информация об ответственных»
Разработчик документа– поле предзаполняется данными пользователя, создающего документ. Если пользователь, создающий ВНД, является участником группы «Пользователи с правом изменения разработчика документа», то он может изменить эти данные.
Владелец ВНД– сотрудник, ответственный за управление ВНД. Обеспечивает актуализацию, контроль за соблюдением, а также при необходимости, отзыва ВНД.
Эксперты– предзаполняется данными о пользователях, ответственным за экспертизу, если в виде документа он указан. Если пользователь не указан, выберите самостоятельно из списка. Поле доступно для корректировки, если это предусмотрено настройками вида документа.
Согласующие– предзаполняется данными о пользователях, ответственным за согласование, если в виде документа он указан. Если пользователь не указан, выберите самостоятельно из списка. Поле доступно для корректировки, если это предусмотрено настройками вида документа.
Ознакамливающиеся– пользователи, которым будет направлена задача на ознакомление с ВНД после его утверждения.
Наблюдатели–предзаполняется данными о пользователях, которым будет доступен просмотр карточки ВНД, если в виде документа они указаны. Если пользователи не указаны, выберите самостоятельно из списка.
Нажмите «Сохранить».
Экспертиза
- если вид ВНД предусматривает экспертизу проекта документа
- пользователи, указанные в поле «Эксперты», «Дополнительные эксперты» при создании ВНД в приложении.
- ознакомиться с текстом проекта документа на вкладке «Редактирование проекта ВНД»,
- ознакомиться с информацией о документе на вкладках «Основные данные», «Ответственные за ВНД»,«Лента»
- при необходимости внести правки или оставить комментарии в тексте проекта ВНД.
Варианты решения задачи:
Экспертиза завершена – разработчик документа получит задачу «Доработать проект».Согласование
- если вид внутреннего нормтивного документа предусматривает согласование.
- пользователи, указанные в поле «Согласующие» при создании документа в приложении «ВНД».
Согласование в процессе может быть последовательным или параллельным, в зависимости от настроек справочника «Виды ВНД».
Что необходимо сделать для выполнения задачи:
- изучить информацию, размещенную на форме задачи.
Варианты решения задачи:
Согласовать – проект документа будет передан на утверждение.Отказать – разработчик документа получит задачу «Доработать документ» и комментарий пользователя, отказавшего в согласовании.
Доработка
- если в справочнике «Вид ВНД» значение поля «Необходим этап экспертизы?» = Да, после проверки проекта документа экспертами.
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- посмотреть наличие правок и комментариев, оставленных экспертами, в тексте проекта документа;
- учесть их при доработке проекта (внести изменения в тексте проекта или загрузить новый файл в редактируемом формате в поле «Проект ВНД») .
Варианты решения задачи:
Направить проект на согласование – проект ВНД будет направлен на согласование пользователям, указанным при создании документа, в поле «Согласующие».
Направить на повторную экспертизу – после внесения изменений можно направить проект на повторную экспертизу. Экспертам будет поставлена задача «Провести экспертизу».
Аннулировать проект ВНД – процесс создания документа будет прерван, ВНД перейдёт в статус «Аннулирован». В карточку документа запишется причина аннулирования.
- если согласующие отклонили проект ВНД;
- если в справочнике «Вид ВНД» значение поля «Необходим этап экспертизы?» = Нет.
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- перейти на форму проекта ВНД, нажав на название документа;
- изучить комментарий пользователя, отказавшего в согласовании;
- внести изменения в соответствии с комментарием согласующего.
Варианты решения задачи:
Проект доработан – учтены и исправлены замечания согласующего.
Процесс будет возвращен на согласование.
Аннулировать – процесс создания документа будет прерван, ВНД перейдёт в статус «Аннулирован». В карточку документа запишется причина аннулирования.
Утверждение
Создать распорядительный документ для утверждения ВНД
Задача выносится в случае:
- всегда после завершения работы над проектом ВНД.
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа».
- создать ОРД для утверждения нормативного документа;
- отложить создание распорядительного документа.
Варианты решения задачи:
ОРД создан – при нажатии кнопки «Создать ОРД» перейти на форму создания распорядительного документа и запустить обработку проекта ОРД в системе.
Отложить создание ОРД – проект документа перейдет в статус «Ожидает утверждения». Позже возможно создать распорядительный документ из карточки ВНД.
Загрузить файл утвержденного ВНД
Задача выносится в случае:- всегда после подписания распорядительного документа утверждающего ВНД или после положительного решения вопроса об утверждении ВНД коллегиальным органом.
- пользователь, указанный в поле «Разработчик документа»
- распечатать проект документа, обеспечить внесение реквизитов об утверждении;
- загрузить скан-копию утвержденного документа в поле «Файл документа»;
- указать реквизиты документа на основании которого ВНД введен в действие.
Варианты решения задачи:
Утвержденный документ загружен – скан-копия утвержденного ВНД загружена, документ получает статус «Утвержден».
Аннулировать – процесс создания документа будет прерван, ВНД перейдёт в статус «Аннулирован». В карточку документа запишется причина аннулирования.
Действия с ВНД
| Действие | Содержание действия | Статус, в котором доступно действие | Пользователи, которым доступно действие | |
| Добавить дополнительных экспертов | Привлечь пользователей в качестве экспертов к совместной работе над проектом документа | Экспертиза | Разработчик документа, владелец ВНД,
участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Добавить дополнительных согласующих | Привлечь пользователей в качестве согласующих к совместной работе над проектом документа | Согласование | Разработчик документа, владелец ВНД, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Дополнительно ознакомить с документом | Направить документ на ознакомление пользователям после того, как документ был создан | Утвержден | Разработчик документа, владелец ВНД, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Изменить разработчика документа | Изменить данные о пользователе, ответственном за документ | Во всех статусах, кроме Аннулирован и Доработка | Участники групп: «Ответственные за настройку раздела», «Пользователи с правом изменения разработчика и владельца документа», «Администраторы» | |
| Изменить владельца документа | Изменить данные о пользователе, ответственном за документ | Во всех статусах, кроме Аннулирован и Доработка | Участники групп: «Ответственные за настройку раздела», «Пользователи с правом изменения разработчика и владельца документа», «Администраторы» | |
| Изменить список наблюдателей | Изменить состав наблюдателей по документу | Во всех статусах | Разработчик документа, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Изменить файлы к документу | Дополнить или удалить файлы к документу | Во всех статусах | Разработчик документа, участники групп «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» | |
| Аннулировать | Прекратить обработку документа | В статусах Экспертиза, Доработка, Согласование, Ожидает утверждения | Разработчик документа, владелец ВНД, участники групп: «Ответственные за настройку раздела», «Администраторы» |
Дополнительные действия с ВНД
Изменить разработчика документа, Изменить владельца ВНД (массовая смена пользователей)
Если ответственный сотрудник покинул вашу команду, изменил должность или по иным причинам больше не может исполнять свои обязанности по управлению внутренними нормативными документами, вы можете воспользоваться функционалом массовой смены ответственного. Этот инструмент позволит легко и эффективно назначить нового ответственного, обеспечив плавный переход и сохранение контроля над важными процессами.
Для того, чтобы изменить текущего разработчика/владельца документа на другого пользователя, перейдите на страницу «Действия с ВНД» и нажмите кнопку «Изменить разработчика документа/ Изменить Владельца ВНД».
Заполните форму стартового события – укажите текущего разработчика/ владельца (пользователя, которого необходимо изменить) и нового разработчика/ владельца (пользователя, который должен стать ответственным за ОРД).
Система найдет документы во всех статусах, кроме «Аннулирован», и произведет замену пользователей.
Ввод исторических документов
Для того, чтобы внести информацию о документе, вступившем в силу до начала использования решения, например, если он была ранее изготовлен на бумаге или в другой информационной системе, нажмите кнопку «Добавить исторический ВНД».
В открывшейся форме на вкладке «Утвержденный ВНД» загрузите скан-образ с утвержденным нормативным документом.
На вкладке «Основные данные» внесите необходимую информацию.
На вкладке «Информация об ответственных» внесите необходимые данные.
Поля для заполнения аналогичны полям, заполняемым при создании локально-нормативного акта в системе Elma365.
Важно! Ввод исторических данных ограничен датой ввода системы в эксплуатацию. То есть в поле «Дата ввода в действие» необходимо внести дату, меньше даты ввода системы в эксплуатацию (дата отображается на странице создания документа).
Экспорт данных в электронную таблицу
Экспорт данных доступен пользователям, состоящим в группе «Экспорт в электронные таблицы».
Для экспорта необходимо перейти в приложение-источник данных, нажать три точки на панели ➔ «Экспорт данных».
Выберите настройки экспорта и нажмите «Экспортировать».