Сроки, экспертиза и навигация: улучшения для ежедневной работы

Управление сроками и контролем ОРД

• Объединили настройки срока действия и контроля исполнения – больше не нужно заполнять отдельно.
• Настроили автоматическую оценку сроков: зелёный – в срок, жёлтый – в работе, красный – просрочено, серый – без контроля.
• Скрыли кнопку «Изменить дату» после наступления даты исполнения всех поручений – защита от случайных изменений.

Экспертиза и согласование ОРД и ВНД 

• Добавили гибкие настройки участия разработчика документа в экспертизе.
• Настроили проверку: если ответственный – единственный эксперт, а по настройкам должен быть исключён, система предупредит.
• Предотвратили ошибочные назначения: при смене разработчика или владельца новый выбирается из списка без текущего.
• Исключили случайное сохранение прежнего ответственного при массовой смене: при совпадении нового с текущим поле очищается. 

Подписание ОРД 

• Настроили автоматическое заполнение даты вступления в силу ОРД : если не указана, она равна дате подписания.
• Изменили этапы бумажного подписания и загрузки скан-копий ОРД – процесс стал прозрачнее, а контроль исполнения – только тогда он действительно необходим.
• Исправили логику смены статуса: экспертиза теперь назначается только только когда действительно нужна.

Формы и навигация 

• Переработали формы создания и просмотра ОРД и ВНД: добавили панели с заголовками, улучшили компоновку – стало удобнее ориентироваться.
• Настроили быстрый доступ: кнопки «Изменить файлы» и массовых операций открывают окно рядом.
• Улучшили навигацию в ВНД: переместили вкладку «Лента» – сначала видна история статусов.
• Сделали форму ВНД легче: панель «Дополнительные данные» показывается только при наличии файла.
• Убрали кнопку «Создать поручения» – теперь поручения создаются в процессе согласования и подписания.
• Настроили отображение на боковой панели ОРД и ВНД задач по ознакомлению, согласованию и связанных с ними процессов – легко отслеживать.
• Вынесли нужные данные на формы задач (регистрация, генерация документа, загрузка скан-копии утверждённого ВНД) – так удобнее.
• Добавили подсказки на формы запуска основных процессов ВНД. 

Бизнес-процессы

• Улучшили актуализацию ВНД: сроки задач теперь определяются датой актуализации, лишние оповещения убраны.
• Исключили из проверки срока актуализации документы, уже находящиеся на актуализации, чтобы не создавать лишние экземпляры. 

Исправили ошибки в ОРД
Процесс ознакомления с организационно-распорядительным документом работал нестабильно (в случае, если дата вступления ОРД в силу наступала раньше, чем запускался процесс ознакомления, процесс мог прерваться), но мы устранили причину такого поведения.

Добавили информативности в ОРД и ВНД
При выполнении любых задач, связанных с ОРД или ВНД, все задачи будут отображаться в боковом виджете «Задачи» в правой части формы просмотра.

Техническая версия*, в которой мы сделали работу с аннулированием организационно-распорядительных документов надежнее.

*Техническая версия – версия, в которой мы изменили подход к настройкам решения, сделали так, чтобы решение работало стабильнее и быстрее, но при этом внешне как будто ничего не изменилось. Мы могли бы не писать о таких версиях, но иначе как пользователи узнают, что процесс улучшения все-таки непрерывный?

Техническая версия*, в которой мы сделали работу с аннулированием организационно-распорядительных документов надежнее.

*Техническая версия – версия, в которой мы изменили подход к настройкам решения, сделали так, чтобы решение работало стабильнее и быстрее, но при этом внешне как будто ничего не изменилось. Мы могли бы не писать о таких версиях, но иначе как пользователи узнают,  что процесс улучшения все-таки непрерывный? 

Техническая версия* для повышения стабильности работы с организационно-распорядительными документами.

*Техническая версия – версия, в которой мы изменили подход к настройкам решения, сделали так, чтобы решение работало стабильнее, быстрее, но при этом внешне как будто ничего не изменилось. Мы могли бы не писать о таких версиях, но иначе как пользователи узнают, что процесс улучшения все-таки непрерывный? 

ОРД

Изменили логику работы с настройками регистрации – все перемещены в вид документа.

Подробнее о настройках регистрации читайте в справке.

ОРД

Новое в регистрации документов

• Отключили функционал резерва номера в одном деле номенклатуры.
• Добавили функционал «Регистрация после создания» во всех делах номенклатуры.
• В настройках раздела можно включить опцию по умолчанию для всех документов, отключить для всех документов, или включать индивидуально для каждого документа при создании.
• При создании ОРД изменили логику технической проверки работоспособности дела номенклатуры – теперь создавать документы можно без доступа к делу.

ОРД

• пользователи, входящие в группу «Пользователи с правом просмотра действующих ОРД», видят все документы в статусе «Действует»;
• при отправке документа на исправление в процессе подписания, необходимо указать причину доработки, которая будет отображаться в ленте элемента ОРД. Ранее причина доработки не отображалась;
• документ после подписания переходит в статус «Действует», минуя статус «Ожидает вступления в силу», если дата вступления ОРД в силу равна текущей.

• Добавили статус «Регистрация», чтобы время нахождения документа в каждом из статусов учитывалось точнее.

Исправили ошибки:

• пользователи, входящие в группу «Пользователи с правом просмотра действующих ВНД», видят все документы в статусе «Действует»;
• при просмотре элемента ВНД теперь отображается поле «Дата ввода в действие», если оно было заполнено ранее.

• теперь мы разделяем действующий документ и документ, который находится на актуализации. Если принято решение об актуализации нормативного документа, то действия с ВНД становятся недоступны. На форме просмотра мы отображаем информационное сообщение об этом. К документу, который находится на актуализации, нельзя прикрепить другие файлы и изменить разработчика и владельца документа. Ранее все действия были доступны. 

Мы сделали интерфейс чище, тише и точнее – без лишнего шума и лишних элементов.

• Тише в уведомлениях: отключены уведомления о начале ознакомления и согласования – теперь вы получаете только то, что действительно важно.
• Точнее в выборе: в полях выбора сотрудника больше не отображаются заблокированные или скрытые из списка пользователи — вы видите только тех, кто актуален.
• Чище в истории: технические статусы системы больше не засоряют таблицу «История изменения статусов» – вы видите только значимые этапы работы с документом.

Доработали выбор действующего ВНД – теперь в поле «Ссылка на действующий ВНД» отображаются только утверждённые документы, которые не находятся в процессе актуализации.

Так вы всегда выбираете актуальную версию – без риска ошибки, дублей или работы с черновиками.